【採用担当者向け】面接依頼の日程調整メール5つのポイントとシーン別例文

人事の主な業務には、採用面接・入社や退社の手続き・給与計算・社員の教育・社員情報の管理などがあります。
特に採用面接は社外の人とのやり取りになるため、メールのやり取りに気を使うことも多いでしょう。

そして、採用面接に日程調整はつきものです。
日程調整メールの作成に時間がかかり面接が遅くなると、優秀な候補者を他社に取られる可能性もあります。

優秀な候補者を逃さないためにも、日程調整メールの効率化をはかる必要があります。

採用担当者が日程調整メールを送るのはこんな時

採用面接は基本的に来社で行うことが多いですが、最近ではwebで行われることもあります。
「面接」「web」の両ケースともに、人事担当者は共通して、下記のような時にメールを送ります。

採用候補者に対して

書類選考を通過し、面接することになった人に対して、日程調整メールを送ります。
面接者から返信があり、日程が正式決定した後に再度「確定連絡」をすると、丁寧な印象を与えることができます。

転職エージェントに対して

転職エージェントを通じて応募があった場合には、面接者ではなく、転職エージェントの担当者に日程調整メールを送ります。
そのメールをもとに、転職エージェントが面接者の日程調整をしてくれます。

社内の面接担当者に対して

面接を行う際、自分以外に面接官がいることも多いでしょう。

そのため、面接者と日程調整をする前に、あらかじめ社内の面接担当者との日程調整を行っておくのが望ましいと言えます。
特に最終面接を行う面接官は役職者の人が多く、先に日程を押さえておかないと役職者の予定はどんどん埋まってしまうことがあります。

採用面接の日程調整メールを作成する時のポイント5つ

日程調整では5つのポイントを押さえるだけで、簡潔なメールをつくることができます。

件名（タイトル）に要件を書く

メールの件名（タイトル）に要件が入っていないと、読まずに後回しにされることがあります。
例えば「○○株式会社の△△です」のような、メールの中身が分からないような件名は避けた方が良いでしょう。

「一次面接の日程調整について【○○株式会社】」のように、メールの中身が分かる件名をつけるように心がけましょう。

複数の日程を書く

面接の希望日程について、1つしか記載しないと、下記のようなデメリットがあります。

• 相手の都合がつかないと、再度やり取りをするので、時間のロスになる
• 忙しすぎる会社のように思われる
• 会社の要望を押し付けた印象を与えてしまう

そのため、可能な限り複数の日程を書くと良いと言えます。
3～5個程度の希望日時を提示しましょう。

候補日程の例文

日程調整ツールを使った候補日程の例文

TimeRexなどの日程調整ツールを活用している場合は、空き予定を同期したツールのURLを転記するだけで大丈夫です。

日程が合わない場合には、相手の希望日程を教えてもらう

こちらが提示した面接の希望日程に対し、相手の都合がつかないこともあるでしょう。
その場合には、返信してもらう際に相手の希望日程を教えてもらうようにします。
こうすることにより、メールを行う回数が1つ減るので時間の短縮になります。

できるだけ早く作成する

面接依頼の日程調整メールは「送ったら終わり」ではなく、相手の返信を待つ必要があります。
そのため他の仕事が終わったらメールを作成するのではなく、他の仕事をする前にメールを作成し、相手に送付するのが良いと言えます。

メールを送った後に他の仕事を行い、その間に返信を待つ方が効率よく仕事ができます。

返信期日を記載する

面接依頼の日程調整メールに限らず、大事なメールには返信期日を記載すると良いと言えます。
記載するメリットは下記の通りです。

返信の忘れ防止になる

人は期限が決まっていないものに対して「まだ先で良いか」と作業を先送りしがちです。
そのため、期日を記載すると返信忘れの防止になります。

催促がしやすい

期日を設けていた場合には「先日の日程調整メールの期限が過ぎてしまったので、確認させてください」という切り口で、催促がしやすくなります。
期日を設けていないと「今確認して良いのかな？それとももう少し待とうかな」などと、考える時間が増えてしまいます。

採用面接の日程調整メール参考例文

▼件名
【一次面接】日程調整について_株式会社○○

▼本文

○田　○子様

株式会社○○の△△と申します。
この度は、弊社営業事務の求人にご応募いただき、ありがとうございました。
つきましては、是非一次面接をお願いしたく、連絡をさせていただきました。

弊社の東京本社オフィスにて、1時間ほどお時間をいただければと存じます。

下記に希望日程を記載させていただきましたが、○田○子様のご都合はいかがでしょうか。
・○月○日（月）14:00～17:00スタート
・○月○日（水）9:00～10:30スタート、14:00～16：00スタート
・○月○日（木）13:00～18:00スタート
・○月○日（金）終日

ご都合がつく場合には、可能な限り複数の希望日時を教えていただけますでしょうか。
いずれの日程もご都合が悪い場合は、○田○子様のご希望の日時を3つ程度ご提示いただきたくお願い申し上げます。

ご多忙の中とは存じますが、ご確認の上、○月○日（○）の午前中までにご返答いただけますと幸いです。
ご検討のほど何卒よろしくお願いいたします。

採用面接の日程調整メールはスムーズさが大切

日程調整メールにおいて「スムーズさ」は大切です。
スムーズな方が早く日程も決められますし、面接者や転職エージェントからの印象も良くなります。

日程調整メールに時間をとられてしまうと、本来の業務に支障が出てくることもあります。
できる人事は日程調整メールのポイントをおさえ、スムーズに作成・送付ができる人だと言えます。
日程調整メールを効率化し、できる人事としての一歩を踏み出してください。