営業が日程調整にこだわるべき3つの理由

クライアントへの訪問がメインとなる営業（フィールドセールス）において、日程調整は面倒な作業のひとつです。
ただ「日程調整は面倒だ」といって遠ざけていては、営業目標の達成はおろか社内での評価も低くなってしまいます。

営業現場において成果をあげている人は日程調整を効率化し、営業実績を上げることだけに専念しています。

営業において日程調整が必要なシーン

営業（フィールドセールス）では1日4~5件のアポイントメントをこなすケースもあるので、日程調整は日常的に発生します。

「優秀な営業マン」といわれるためには、日程調整が必要になるシーンを想定しておき「どうすれば調整がうまくいくか」といった事前のシミュレーションをしておくことも大切です。

新規提案や打ち合わせのための日程調整

フィールドセールスにおいては、「新規商材の提案」や「契約に向けての打ち合わせ」など、重要な面談のための日程調整は日常茶飯事です。
また新規提案や契約のための日程は「ただ日時を確保すればいい」というものでもなく、以下の３つの要素をおさえておく必要があります。

＜新規提案の日程調整で気をつけるべき3つの要素＞

1. クライアント先で決済権を持つキーパーソンとの面談が可能か？
2. 聞く体制を持ってもらうため、多少の打ち合わせ時間の延長は可能か？
3. 商談の場所は落ち着いて話せる場所か？（オープンスペースやカフェなどはできるだけ避ける）

上記の3つの要素を満たすためには、打ち合わせに臨む「人」と「場所」を確保する必要があり、日程調整はますます大変になってきます。

急なアポキャンセルによる日程調整

せっかくアポイントメントをとったのに、クライアント側の都合で急な日程変更を余儀なくされるケースもあります。
日程変更が急に発生した場合は、商談を立ち消えさせないために迅速に再調整をおこなうことが大切です。

一度キャンセルされたアポイントメントを、1週間後に「つぎはどうしましょう？」と調整しているようでは先方の熱意も冷めてしまいます。

上司や他部署のスタッフに同行してもらうための日程調整

成約率を高めるためには、単独で面談に臨むよりも上司の同行を依頼したほうがうまくいくケースもあります。
また営業担当だけでは解決できないようなテクニカルな質問が来ることが想定される場合は、他部署の専門スタッフを同席させたほうがスムーズにいく場合もあります。

いずれにしても1対1の日程調整と比較して、3~4名の都合を一度に調整する場合の日程調整はかなり面倒な作業が発生します。

日常的に発生する日程調整での課題

毎日なにげなくおこなっている日程調整ですが、実は調整にともなうさまざまな課題が潜んでいます。

日程調整に割く時間は年間100時間以上！？

ひとつ目の課題は「日程調整にかける時間が営業マンの生産性低下を招いている」という点です。
自分とクライアントだけの日程調整をおこなうのならまだしも、3~4人の日程を一度に調整するとなると、以下のような工数と時間が必要になります。

＜クライアント側2名、自社側2名での日程調整に必要な工数と時間＞

上記のとおり日程調整がスムーズにいったとしても、1件あたりの調整に最大で30分前後はかかることになります。
1日1件の調整で30分もかかるわけですから、これが20日続くと10時間、年間では100時間を超える時間を日程調整に費やしていることになります。

まさに「日程調整が生産性低下の要因になっている」といっても過言ではありません。

成約のタイミングを逃すことも

「調整の時間が無駄である」という課題以外にも、「調整がうまくいかなかったときのリスク」も認識しておく必要があります。

クライアントの購入動機は日々変わりますし、競合他社からも同じ提案内容を受けている可能性があります。
「日程調整が面倒だから」と調整をせずに放置していると、契約間近の案件を他社に取られるケースもでてきます。

日程調整の効率化にこだわるべき3つの理由

営業にとっては、「営業スキルを磨くこと」や「クライアントとの関係を築くこと」など、日程調整より重要に思えることもあるでしょう。

ただ一見なにげない作業に見える日程調整にこだわるべき理由がいくつかあります。

1．求められているのは営業プロセスではなく結果

どのような現場でも同じですが、ビジネスパーソンに求められているのはプロセスではなく「成果」です。
したがって「顧客のことを考えて丁寧に日程調整をしている」「ミスがないように調整している」といっても誰も評価はしてくれません。

優秀な営業マンなら、日程調整には時間をかけず「成約すること」に全力を注ぐべきです。

2．顧客からの信頼度アップ

日程調整がうまい営業担当者は、顧客からも信頼されます。

調整が下手で何度も連絡をしてきたり、回答した日程も「社内の都合がつかない」と二転三転するようでは、「肝心の仕事もうまくいかないのでは？」と不安がられてしまうでしょう。

3．上司や同僚から認められる

顧客からも一目置かれるということは、社内の上司や同僚からも認められる人材であるケースがほとんどです。

よく「宴会の幹事がうまい奴が仕事もできる」と言われますが、日程調整をそつなくこなせる担当者はどんな調整もスムーズにこなせるため、上司の大事な仕事の調整を頼まれたりと、社内でも重宝がられます。

面倒な日程調整を解決するための解決策

クライアントとの日程調整は、「メール」や「電話」でおこうケースがほとんどです。

ただメールや電話で日程調整をおこなうと、以下のような問題が発生することがあります。

• 提案した日程で都合が合わず、二度三度と連絡のラリーが続く
• 電話でやり取りした日時などが間違って伝わっていた
• 度重なる日程調整で顧客の気分を害してしまう

スムーズな日程調整をおこない気持ちよく面談に臨むために、優秀な営業マンは「日程調整に使えるデジタルツール」を活用しています。

たとえばTimeRexであれば、Googleカレンダーで自分の予定を相手に公開したうえで調整ができるので「私の予定があいているところなら何時でもOKです」といった調整も可能です。

また事前のリマインドメールも自動で発信してくれますので、想定外のアポイントキャンセルも発生しません。

ちなみにメールで日程調整をおこなう場合には、「【できる営業への第一歩！】日程調整メール5つのポイントとシーン別例文」で、実際の現場で使えるメールの例文などをご紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

日程調整を効率化して売上アップにつなげよう

日程調整にかける時間を最小限にし、残った時間で1件でもアポを追加したり商品知識を蓄える時間にあてるなど、営業実績向上のための時間を作ることは大切なことです。

もし日々の日程調整に忙殺されているようなら、現場で使えるITツールなども駆使しながら、業務効率化について真剣に考えてみるのもいいかもしれませんね。