職種・業種に限らず、ビジネス全体の効率化はあらゆる企業で望まれるものです。
売上を伸ばすことはもちろん重要ですが、売上の向上には「社員のリソース・スキル」や「競合他社の状況」などの多くの要素があります。
一方で、業務の効率化によって「コスト」や「時間」の無駄を省くことはすぐにでも取りかかれる内容です。
業務効率化を進めることで、売上は変わらずとも利益を上げる事ができます。
Contents
ビジネスの場面で抱えがちな課題・悩みについて
ビジネスは1人で行うことはできません。
たとえ1人だけの会社やフリーランスだとしても、必ず取引先や関係者が存在します。
業種や職種によって特徴的な課題・悩みもありますが、どんなビジネスにおいても共通的な課題・悩みが存在します。
課題1｜スムーズなコミュニケーションが取れない
ビジネスでは、部署などの「組織単位」で仕事を進めることが日常茶飯事です。
チームで仕事を行うので、関係者に確認を取りながら進める必要があり、都度コミュニケーションを取る必要があります。
しかし上司が忙しかったり、同じチームだけれど離れた場所にいるなど、スムーズにコミュニケーションが取れないことがあります。
また、どのタイミングでコミュニケーションを取ったら良いかと、悩ましく思う人もいるでしょう。
課題2｜情報共有が適切にできない
ビジネスでは、社内外問わずに情報共有をすることが多くあります。
社内であれば「作業の進捗状況」を共有したり、社外であればお客様に「データ」共有をしてチェックしてもらうなどがあります。
このような時に、情報共有の手段について悩んだり、共有する際の作業手順について煩わしいと感じることもあるでしょう。
ビジネスの効率化に使いたいサービス5選
ビジネスにおけるコミュニケーションや情報共有の課題を解決し、効率化を進めるためにはツールの活用が有効的です。
コミュニケーションツールで気軽さを重視
コミュニケーションツールを使うと、社員のコミュニケーションを円滑に進めることが可能です。
「チャット」や「ファイル共有」ができるグループウェアなどが該当します。
メールの場合、宛名や件名から文書の作成方法に至るまで、ビジネスマナーに基づき作成する必要があります。
チャット機能を使うと、一言でメッセージを送ることもできるので、気軽にコミュニケーションを取ることができます。
また、話題ごと・プロジェクトごとなどにやりとりをまとめることができるので、後から情報を確認したいときにも迷わずにすみます。
「Slack」では、自分たちで絵文字を作れる「カスタム絵文字」の機能があり、その企業の共通言語などを絵文字に設定することでコミュニケーションが活性化されます。
ファイル共有ツールで容量を気にせず共有する
ファイル共有ツール（オンラインストレージ）は、大容量データの保管や共有ができるツールです。
例えば「box」などのファイル共有ツール・オンラインストレージを使うと、大容量のデータをスムーズに保管・共有することができます。
画像などのサイズの大きいファイルをメール添付などで送る場合には、圧縮したり小分けに送る必要がありますが、ファイル共有ツール・オンラインストレージでは心配無用です。
大容量のデータも一気に送ることができ、社内のさまざまなデータを保管できるので、業務効率化につながります。
打ち合わせにも商談にも使える日程調整ツール
ビジネスを行う上で、日程調整を効率化することは「面倒な日程調整を効率化する‐社内調整編‐」に書かれているようにとても重要です。
「TimeRex」などの日程調整ツールを使うと、自分のスケジュールを自動抽出してくれることはもちろん、アポに行く時の移動時間も考慮した日程を抽出してくれます。
このように日程ツールを使うと、自分のスケジュール確認や移動時間の検索などに費やす時間を短縮することができます。
またURLを転記するだけで日程確認が可能で、相手がURLをクリックした時に自分の最新スケジュールが反映されるので、ダブルブッキングの心配も不要です。
業務内容を可視化するタスク・プロジェクト管理ツール
タスク・プロジェクト管理ツールは、自分や関係者の抱えている案件・仕事内容を閲覧・共有できるサービスです。
エクセルなどでチームの進捗状況を管理している場合、リアルタイムでは把握することができません。
タスク・プロジェクト管理ツールを使うとチーム全体のリアルタイムの進捗状況が見えるので、今必要な事項がすぐに分かり、素早くサポートすることが可能です。
例えば「Time Krei」のようなタスク・プロジェクト管理ツールを使うと、スケジューラーと連動して優先順位や課題を可視化でき、時間短縮にもつながります。
経費精算ツールで申請から承認までを管理
経費精算ツールは、領収書管理や経費支払いなどの経費に関わることをスムーズに進めることが可能なツールです。
経費精算を行う際に、「直属の上司」や「更に上の上司」の承認が必要なケースがあります。
上司が外出などで不在がちな場合は、承認ができないことも多く、その分経費精算が遅くなります。
経費精算ツールを使うと、外出先でスマホなどからのチェックも可能になり、承認までの時間が短縮されます。
経理担当者はもちろん、承認者などの業務効率化にもつながります。
「楽楽精算」などの経理精算ツールを使うと、社員からの精算申請が妥当であるかをデータに基づき判断してくれるので、調べる手間が省けます。
電車の経路申請も、会社のルールに沿っている申請ルートかどうかを即時に判断してくれます。
便利なサービス・ツールで、ビジネスの業務効率化を！
あらゆるビジネスの場面で、効率的をはかるために、便利なサービス・ツールを使うと良いでしょう。
特に「日程調整」は業種・職種を問わずに日常的に行うので、日程調整ツールを使うことで、時間が短縮されて業務効率化につながります。
便利なサービス・ツールを利用し、できるビジネスマンへの第一歩を踏み出してください。
