久々の同窓会の案内状。参加したいけれどどうしても参加できそうもない・・・またはあまり乗り気ではない・・・そんなことってありますよね？そんな時、どのように返信すればいいのでしょうか？
どうすれば、スマートに不参加を伝えることができるかを考えてみましょう。
欠席理由を書くとき
返信に欠席理由を書くときに、書き方を間違うと相手の気分を害してしまいます。たとえ、案内状を書いたのが学生時代に仲が良かった相手で、あっても大人として失礼の無いように書かなければいけません。
多忙を理由に断る場合
｢当方多忙につき」のように書いた場合、受け取った相手はどう思うでしょう？自分「だけ」忙しいように思っていると感じてしまいます。まるで同窓会に参加する人が暇人だとでもいいたげな言い回しでとても心証が悪いです。
仕事で参加できないのであれば、「どうしても外せない仕事があり」のような書き方の方が無難です。
旅行など他の予定がある
旅行や他の宴会などが先に決まっていた場合、そのことを具体的に書いてしまうと、同窓会よりも他の用事を優先しているように感じられて失礼です。この場合も、「所用のため出席できません」のように書いたほうがいいでしょう。あまり具体的な理由は書かないほうがスマートです。
遠方を理由に断る
例えば転勤などで海外などに住んでいて参加するのが難しい場合等はその旨を伝えましょう。
｢当方現在仕事のために〇〇に住んでおりますので参加は難しいですが、元気でやっております。皆様によろしくお伝えください。」のように今遠方に住んでいるということを伝え、自分の近況も書いておきましょう。
幹事への労いを忘れずに
幹事も忙しい中、同窓会の準備に奔走して案内状を送ってくれたのです。｢〇〇さんもお忙しい中準備していただいてお疲れ様です。」のように、幹事の労をねぎらい、感謝の気持ちを伝えましょう。
返信には他の参加者へのメッセージを書いておこう
やはり参加できなかったことを残念に思っていることを伝えて、他の同窓会参加者にも自分が元気であることを伝えてもらいましょう。
「今回は参加できませんが○○先生や皆様によろしくお伝えください」のように、皆に会いたかったが今回は叶わなかったということを伝えることも忘れずに。
まとめ
- 断る理由には注意が必要。あまり具体的には書かない方が無難。
- 案内状をくれた幹事への労いを忘れずに。
- 自分の近況を他の参加者に伝えてもらおう。
いかがでしたか？せっかくの同窓会、色々事情も有るでしょうが、準備に奔走してくれた幹事の気持ちを考え、なるべくなら参加したい所。しかしどうしても参加出来ないときには｢親しき中にも礼儀あり」を実践し、相手の身になって気分を害さないように返信したいものですね。
