面倒な日程調整を効率化する‐インサイドセールス編‐

インサイドセールスで効率よく実績を上げるには、顧客との日程調整をスムーズに済ませることがポイントです。
日程調整に時間をかけているようでは見込み顧客も作れませんし、受注確度の高い顧客を他社に奪われてしまうことにもなりかねません。

インサイドセールスで日程調整が必要なシーンと課題

インサイドセールスでは、電話やメールで顧客とコミュニケーションをとりますが、直接会って交渉するフィールドセールスとはことなり、頻繁に日程調整が必要となることがあります。

顧客都合による急な日程調整

フィールドセールスの場合は、都合が悪くなっても「普段通ってくれている営業マンに急な日程変更は言いづらい」となりますが、インサイドセールスの場合は顔が見えない分、顧客には「簡単にアポをキャンセルできる」という心情がはたらいてしまいます。

その結果、急な予定変更の依頼がメールで届いたり、商談当日に電話で予定をキャンセルされたという経験をされた人も多いのではないでしょうか。

営業担当者としては「せっかく待っていたのに急にキャンセルされて」と不快な気持ちになるかもしれませんが、インサイドセールスを担当するうえでは「日常茶飯事」と割り切って、つぎの日程調整に全力を注ぐことに気持ちを切り替えることが大切です。

顧客属性をセグメント化したいときの日程調整

さまざまな商材を扱っていたり、顧客別に提案内容が異なるような業種の場合は、顧客属性をセグメント化しておいて、同じ提案をするアポイントを集中させたほうが効率がアップします。

顧客属性をある程度グループ化し、「月曜日は初回アポイントに集中しよう」「金曜日はA商材のクロージングに徹しよう」など、提案したい対象や売りたい商材別に商談日程を調整するのも、売上アップのためには効果的です。

複数の顧客に同じトークを繰り返して使う場合、「モチベーションを保つのに苦労する」という人もいるかもしれません。ただ「効率化」を考えると、同じ種類の顧客に連続して同一商品をプレゼンしたほうがトークにも磨きがかかり、自然とクロージング率もアップします。

受注確度の高い顧客を優先したいときの日程調整

インサイドセールス担当者は、フィールドセールスへの橋渡しに徹するケースが多いかもしれませんが、業態によっては自らが「売上予算」を担い、自分でクロージングまでおこなうケースもあるでしょう。

ノルマを抱えた営業担当者なら誰しも思うところですが、「月初に好スタートを切る」「月末に追い込む」ために、受注間近の顧客のアポイントを優先させることも、ときには重要です。

営業側の都合で日程調整をお願いする場合、顧客側にも無理をお願いするケースもありますので、いかにスムーズに調整を終わらせるかがポイントです。

生産性UPには日程調整の工数を省くことが大切

インサイドセールスで成功するためには、一日の稼働時間のなかで「生産性を産まない時間」をいかに省くかが重要になってきます。
生産性をアップさせるためには、日程調整に時間をかけるより、1件でも顧客との接触を増やし1件あたりの成約率を高めることに注力すべきです。

日程調整にかかる時間は以外と膨大

普段何気なく行っている日程調整でも、調整が完了するまでの工数や時間を考えると意外に膨大な時間を占めていることがわかります。

例えばアポイント当日にキャンセル連絡がはいった場合、次回の商談日程を調整するために必要な時間は、以下のようなイメージとなります。

・日程再調整のための電話やメール作成時間…5~10分
・先方候補日程に関する連絡対応時間…3分
・上司や他部署との調整時間…5分
・最終日時決定の連絡…3分
【合計…20分前後】

日程調整が必要な顧客が1件程度なら問題はありませんが、以上のような調整が何件も重なると「日程調整だけに1時間以上費やしてしまった」ということになり、生産性を大きく下げることにもなりかねません。

「たかが1時間」と思うかもしれませんが、それが1ヶ月続くと20時間、年間では200時間以上の時間を日程調整のために費やすことになるのです。

日程調整が下手な人と上手な人の違い

フィールドセールスでもインサイドセールスでも、生産性が高い人に共通しているのは「無駄な時間が一切ない」ことです。
高実績を上げる人は1件でも多く顧客と接触し、生産性を産まない業務にかける時間を徹底的に排除します。

調整が上手い人はクライアントの予定を把握している

「無駄な時間を省きセールスに集中したい」と思っても、日程調整のために顧客に振り回され、なかなか次の予定が決まらないこともあるでしょう。
スムーズに日程調整ができる人とできない人との違いはいくつかありますが、調整が上手な人に共通しているのは「普段からクライアントの事情を把握している」という点です。

日程調整が上手い人は、普段から以下のようなリサーチをしているため、急な日程変更でも慌てずスムーズに調整を終わらせます。

・1週間のうちクライアントの都合がつきやすい日時はいつか？
・連絡がつきやすい時間帯はいつか？
・誰の協力を得ればアポイントを取りやすいか？（自社の上層部や先方のアシスタントなど）

できるセールスマンは、どんなシーンでも「事前準備に力を注いでいる」ということなのでしょう。

日程調整が上手な人に共通するのはツールの活用

顧客によっては「調整依頼→回答→再調整」と、次回日程を決めるためにラリーが続いてしまうケースもあります。
調整のための無駄なやり取りを避けるために利用したいのが「日程調整ツール」の活用です。

先方に配慮しながら調整を終わらせるためには、「送付の仕方や文章にもこだわった日程調整メール」を送るようにしましょう。
「【できるインサイドセールスへの第一歩！】日程調整メール5つのポイントとシーン別例文」では、インサイドセールスでのよくあるシーン別で、スムーズに日程調整ができるメールの送り方をご紹介しています。

またTimeRexのようなオンラインツールを使って、先方の日程をヒアリングする方法もあります。

TimeRexならGoogleカレンダーと連携して、調整可能な日時を先方に開示ができるため無駄なやり取りが発生しません。
さらにアポイントの確認メールや前日のリマインドメールも自動で送信してくれるため、空いた時間を使ってセールスに集中できます。

インサイドセールスで実績を上げるには日程調整の効率化からはじめよう

インサイドセールスの実績向上のためには、一日の業務時間のなかから無駄な工数を省き、セールスに集中できる時間を1分でも増やすことがポイントです。

営業担当者のなかには「調整も仕事のうち」と、日程調整をしているだけで仕事をした気持ちになっている人もいます。
しかし、どんなセールスでも「結果が全て」です。

毎月の目標を達成し顧客からも信頼されるために、一度「日程調整ツール」にこだわってみることをおすすめします。