近年、Web会議ツールなどを活用したオンライン商談が増加しました。一方で、オンライン商談では紙の名刺を交換できないために、顧客情報や連絡先の確認しづらくなったと感じる人もいます。今回は、オンライン商談の名刺交換について解説します。
近年、働き方改革の推進や感染症拡大防止対策などにより、Web会議ツールなどを活用したオンライン商談が増加しました。
一方で、オンライン商談では紙の名刺を交換できないために、顧客情報や連絡先の確認しづらくなったと感じる人もいます。
今回は、オンライン商談における名刺交換やオンライン名刺、オンライン名刺ツールと連携できるTimeRexについて解説します。
オンライン商談における名刺交換事情
通信技術が発達したことで、現在では遠く離れた場所にいる相手とも、顔を見合わせながら会議を開けます。
Web会議ツールなどを活用して会議を開けば、社員は移動時間の有効活用ができたり、通勤・出張にかかる負担が軽減されたりします。
さらに、人件費などのコスト削減といった効果が得られるため、あらゆる企業や個人が積極的にWeb会議ツールを用いたオンライン商談を導入しているのです。
一方で、オンライン商談では紙の名刺交換ができません。
オンラインにおける名刺交換事情についてアンケートを取ったところ、以下の結果が得られました。
- 名刺交換をしていない：81％
- バーチャル背景に名刺情報のQRコードを設定し、読み取ってもらう：12％
- 名刺交換用のURLを事前に送る：6％
- 名刺を郵送している：1％
参考：2022年最新オンライン会議マナー調査レポート – TimeRex
オンライン商談が普及してから、名刺交換を行わない人が8割を占めています。
そのため会議の参加者の情報や連絡先がわからず、商談相手と連絡ができない場合もあるのです。
またオンラインで名刺を交換したくても、QRコードの読み取りや名刺情報のダウンロードなど、作業に手間や時間がかかります。
以前の対面会議と比べると、名刺交換がしづらくなって手間がかかると感じる人も多いです。
オンライン商談ではオンライン名刺を活用しましょう
「オンライン商談で名刺をスムーズに交換したい！」
「オンライン名刺の情報や顧客や企業のデータベースから、営業活動をDX化したい！」
そんな人におすすめしたいのが、Sansan株式会社が提供する以下の3つのツールです。
- Sansan名刺メーカー：名刺の発注・更新申請から承認、印刷の流れを一元化し、名刺作成の業務を効率化できる。
- Sansan：企業データベースの活用や顧客接点の発見、外部システム連携などにより、営業・マーケティング活動をDX化する。
- Eight：自分や取引先の名刺スキャンによる名刺情報の管理効率化や、昇進や転職に役立つキャリアプロフィールの自動作成を利用できる。
これらのツールでは、オンライン名刺におけるプロフィールの作成やオンライン商談上の名刺交換をスムーズに行えます。
さらに、交換したオンライン名刺はツールでいつどこにいても管理・検索でき、企業データベースと組み合わせることで、効率的な営業活動が実現できるのです。
Sansan・Eightとほかツールを連携してさらに業務効率化を加速しましょう
「Sansan」や「Eight」などのツールは、さまざまな外部サービスと連携できます。
自社の基幹システムと組み合わせることが可能であれば、オンライン商談や名刺交換・管理だけでなく、日程調整や営業活動をシームレスに進められるのです。
たとえば、SansanではCRMの「Saleseforce」や、タスク自動化ツールの「zapier」などのサービスと連携できます。
参考：さらなる活用法 – Sansan
また、Eightでは「Sign in with Apple」連携によりFaceIDでログインできたり、「Gmail」「Facebook」連携により連絡先メンバーと自動的にEightでつながることが可能です。
参考：Eightの機能・設定 – Eight
SansanやEightが連携できる多種多様なサービスのなかには、日程調整ツールである「TimeRex」も含まれます。
日程調整自動化ツール「TimeRex」とは
TimeRexとは、取引先とのオンライン商談や社内会議など、あらゆる業務に必要な日程調整にかかる時間や手間を削減できるツールです。
従来の日程調整では商談の参加者に個別でやり取りを行い、メールの文章に記載された空き予定のなかから、全員が参加できる日程候補を抽出する必要があります。
日程が合わなければ、再度参加者へメールを送信して調整するなど、二度手間なコミュニケーションが多く、社員は相当な労力がかかるのです。
日程調整に時間がかかりすぎた結果、「重要度の高い業務にリソースを割けず生産性が下がった」と感じる人もいます。
一方で、TimeRexはカレンダーツールやWeb会議ツール、オンライン名刺交換機能との連携により、日程調整を自動化することが可能です。
たとえば、TimeRexは以下の機能により、日程調整の負担軽減・効率化を実現します。
- Googleカレンダー・Outlook予定表連携：オンライン商談における参加者の空き予定から日程候補の抽出や調整、カレンダーへの予定追加を自動で行える。
- Sansan名刺メーカー・Sansan・Eight連携：日程調整用のURLに記載されたボタンクリックすれば、手軽にオンライン名刺を交換できる。
- Web会議ツール連携：TimeRexでの日程調整完了後、各Web会議ツールのURLが自動発行される。
TimeRexは、自社がよく使うカレンダーツールやWeb会議ツールなどのシステムと連携でき、その連携先のサービスは豊富にあります。
あらゆるサービスとの連携で、Web会議のURLが自動発行されたり会議の前にあらかじめオンライン名刺を交換できたりと、オンライン商談までの一連作業を自動化することが可能です。
TimeRexを活用すれば、日程調整の負担を軽減しつつ、オンライン商談の準備工数の削減やオンライン名刺による情報収集の効率化が期待できます。
TimeRex・オンライン名刺・Web会議ツールで業務効率化！令和の営業スタイルへシフト！
TimeRex・オンライン名刺サービス・Web会議ツールを連携すれば、日程調整やWeb会議URL発行の自動化、オンライン名刺の事前交換などにより事務作業が効率化します。
各ツールを組み合わせることでオンライン商談に必要な作業を削減し、社員だけでなく顧客の負担も軽減するのです。
また、業務を効率化できれば、社員の移動時間や労力、人件費や会議室の賃貸料など、あらゆるコストを削減できます。
コスト削減によって生まれたリソースを有効活用すれば、顧客とのコミュニケ―ションや商談数の増加につなげることが可能です。
業務効率化や生産性向上を実現するためにも、ぜひこの機会にTimeRexの日程調整を体験してみてはいかがでしょうか。
