最近では、学校卒業と同時に住所に加えてメールアドレス登録し、同窓会便りはメールで配信するところが増えて来ています。一斉配信できるので、同窓会の案内などはとても便利です。
件名と簡単な挨拶
件名：〇〇高校 〇年卒業生同窓会のご案内
本文 ：毎日暑い（寒い）日が続きますが、皆様お元気でいらっしゃいますか？
さて、先日、同窓生がたまたま顔を合わせた折、久々に会ってみんなの元気な顔を見たいという声が上がり、この度初めてですが下記の内容で同窓会を企画することとなりました。
お忙しいとは思いますが、万障お繰り合わせのうえぜひ、ご出席下さい。
幹事が誰かわかるようにしっかり記入のこと
基本的な項目は往復はがきなどと全く変わりません。
ただ、最近同窓会を名乗る迷惑メールが増えていることも事実なので、迷惑メール対策として発信者である幹事の住所、電話番号がしっかり明記されていることがポイントです。
１． 日時（含む、受付開始時間）
２． 場所（会場の電話番号。ＵＲＬがあればなおイイですね。）
３． 会費（徴収方法）
４． 幹事（連絡先）
※連絡先として電話番号を必ず記入しておけば、不信メールの確認をすることができます。
５．出欠連絡の締切日
メールのメリットを生かし自由記入欄を確保
必須項目に加えて、自由記入として「近況コメント欄」としておくと、いろいろなメッセージを書いてもらうことができます。
特に、欠席の人は当日の出席者への伝言として読み上げることができます。
はがきや手紙では限界がありますが、メールだと画像添付も可能なので「画像大歓迎！」と書いておくとみんなへ紹介して上げることができます。
まとめ
全員への一斉配信は、仲間のメールアドレスをすべて知ることができます。また、みんなからの出欠や近況の情報も、返信を幹事含む一斉返信にすると全員に行き渡ります。登録時の了解と配信ルールに基づいて案内することが大切です。
