ビジネス社会において「日程調整」は、できるビジネスマンになるための第一歩です。日々の打ち合わせで効率よく日程調整を済ませるためには、関係する人との日頃のコミュニケーションはもちろん、簡単に日程調整ができるデジタルツールを駆使することがポイントです。
ビジネスの世界においで仕事ができる人とは、かならずしも「実績を出せる人」とは限りません。
仕事ができる人には、実績を出しているのはもちろん、人間力がある・判断が早い、そして「調整能力が高い」といった共通した特徴があります。
「調整能力」とひと言でいっても、業務の調整から人事の調整までさまざまな調整がありますが、とくに日程調整に手間取っているようでは「できるビジネスパーソン」とはいえません。
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業務効率化はビジネス成功への第一歩
以下は、企業や自治体の人材育成支援を手がける「産業能率大学総合研究所」が実施した「仕事センスに関する意識調査」の結果です。
この調査結果を見ると「仕事のスキルや知識はあるのに、仕事のセンスがない」、つまり「仕事ができない人」は、社内に60%も存在していることがわかります。
一方「仕事のセンスがある人」の特徴として、回答者の69.3%が「自分で判断して行動する力がある点」と答えており、37.0%の人は「関係者を調整することが得意」という点をあげています。
社内外のプロジェクトを円滑に進め、「仕事ができる人」と認められるためには、関係者との業務調整や日程調整をうまくこなすスキルが必要、ということになります。
ビジネス現場での日程調整が必要なシーンと課題
ビジネスにおいては、さまざまな場面で日程調整を迫られるケースが出てきます。
ただ商談や打ち合わせの日時を調整する場合、相手の都合が二転三転することもあり、業務の妨げになることもあります。
クライアントとの商談日程の調整
日程調整のなかでも、クライアントとの商談日程の調整はもっとも手間がかかりますし気を使います。
せっかく調整した商談日程が先方都合で急にキャンセルされたり、先方の空き時間と自分のスケジュールがまったく合わないなど、1件のアポをとるために何度もメールや電話を繰り返すことも日常茶飯事です。
社内メンバーとの日程調整
1対1の日程調整ならまだしも、自分の上司や他部署のスタッフと一緒にクライアントに訪問する場合などは、もっと調整が大変になってきます。
3人のスケジュールの空き時間を調整し、かつクライアントの都合を最優先して予定を決めていく必要があるため、まさに「調整能力」が試される場面といえます。
複数名の日程調整もできないようでは、「仕事ができない人」というレッテルが貼られてしまうかもしれません。
日程調整に必要な時間は膨大
簡単なようで意外と手間のかかる日程調整ですが、たとえば3者での打ち合わせ日程を調整する場合、1件あたりの調整にはトータルで25~45分の時間がかかってしまいます。
以下の表は、3者で商談日程を調整する場合の時間を想定したものです。
急な予定変更でクライアントや他部署スタッフから再調整を依頼されることもあり、ここからさらに調整に時間がかかるケースもあります。
＜3者間の日程調整にかかる工数と時間＞
上記のような日程調整は普段何気なくやっていることも多く、日程調整にどれくらいの時間を要しているのか考えたことはないかもしれません。
1件でも相当な時間がかかっているわけですから、日程調整をすべきクライアントが数件に及ぶ場合は、まさに業務の妨げになってしまいます。
日程調整の効率アップのためにできる3つのこと
単純に見える日程調整ですが、実は「仕事ができる人」は効率よく日程調整をするために、以下の3つのコツを実践しています。
どんなビジネスシーンでも活用できるコツですので、ぜひ参考にしてください。
①日程調整メールを工夫する
日程調整には電話やメールを使うケースがほとんどだと思いますが、電話は相手からの折り返しを待つ時間が非効率なため、複数の相手と日程調整をするにはやはりメールがおすすめです。
ただ、やみくもにメールを送ったのでは調整は上手くいきません。
メール送信の際の「件名の書き方」や「候補日程の提案の仕方」など、きめ細やかな工夫をすることで、スムーズに日程調整ができるようになります。
効率のよい日程調整メールの送り方は、「日程調整メール5つのポイントとシーン別例文【できるビジネスパーソンへの第一歩！】」でも詳しくご紹介しています。
②日頃から社内外の人とコミュニケーションを深めておく
日程調整をする相手が社内でも社外でも、効率よく日程調整をするためには「相手の事情をよく知っておくこと」が大切です。他部署の定例会議の日程や時間を把握しておくのはもちろん、クライアントであっても「いつなら時間がとれそうか」という情報を常に収集しておくことが、円滑な調整の鍵となります。
③効率的な日程調整ツールを使う
「仕事ができる人」は、効率よく日程調整をおこなうためにデジタルツールも使いこなします。
例えばTimeRexのような日程調整ツールを使えば、自分のスケジュールをGoogleカレンダーで提示し、先方に希望の候補日を選択してもらえれば、瞬時に日程調整が完了します。
TimeRexなら、直前のアポイントキャンセルを防ぐためのリマインドメールも自動で送信してくれるため、日々の業務に専念できるというメリットもあります。
日程調整が上手い人は「できるビジネスマン」
あらゆるビジネス社会で最高のパフォーマンスをあげるためには、「高い調整能力」が必要です。調整のなかでも「日程調整」は、プロジェクトや商談を前にすすめるための第一歩です。
日程調整に手間取って、肝心の仕事が手につかない、などということにならないように、日程調整に使えるツールも活用し、ぜひ「仕事ができるビジネスマン」になりたいものですね。
