同窓会を失敗せず成功させるには、絶対外してはいけないポイントがいくつかあります。ここをうまく乗り切れば、みんなの感謝する顔が見えてきます。
同窓会は名簿が命
同窓会成功への第一の関門はなんと言っても名簿です。特に卒業後、初めて開く同窓会ならなおさらで、名簿の精度を上げることが第一です。
卒業と同時に、同窓会用の名簿やアドレスが誰かにしっかり管理されていれば問題ないのですが、昨今、個人情報の問題でそうそう簡単には保管してくれません。
開催目標日の半年前ぐらいから、まずはこの名簿をチェックします。
１クラス50人をめどに複数人の幹事会を発足
対象人数が30人を超えると、幹事は1人だとまず無理です。それぞれ仕事を持ちながらの幹事なので、応援してくれるお世話役をできるだけたくさん集め、役割分担します。
中でも名簿は不明者の追跡調査など大変手間がかかるので、２、３人で担当しても良いくらいです。
会場の仮予約も想定参加人数から始めるので、その元になるのが名簿による案内状の発信と出欠確認です。
開催直前まで３回～４回の幹事会
半年前ぐらいに第１回幹事会を開き、だいたいの開催予定日、会場候補、企画、ゲスト（先生）の招待、準備日程、各人の役割分担を決めます。
３か月前に第２回目の再集合し、それぞれの役割の進み具合を相互にチェック。案内状を発信して参加者数を固めて行きます。欠席者と宛先不明で戻ってきた人を再チェックし、出席数を確定したうえで会場予約とイベントなどで使う準備品を発注。
約１ヶ月前には再々集合し、会場受付から挨拶、進行、記念撮影、閉会と当日のシミュレーションをします。
まとめ
当日までこぎつければもう大丈夫です。同窓会が始まると、あとは参加者同士が懐かしさで一気に盛り上げてくれます。幹事の仕事と言えば、終了後の先生へのお礼や次回への名簿の引継ぎ、清算、画像や動画の配信といったところでしょうか。ここまでくれば、みんなきっと感謝してくれるはずですよ。
