人事の仕事は他の社員に相談しづらく、悩みを一人で抱える人も多くいます。業務効率に悩んでいる場合は、「人材管理ツール」「採用管理ツール」「日程調整ツール」「web面接ツール」「モチベーション管理ツール」などの導入で解決が期待できます。
人事の仕事には「採用」や「教育」や「給与計算」などの、他の社員に相談しづらい業務が多くあります。
普段の業務に行き詰まりアドバイスを求めようと思っても、なかなか周りに相談できないことも多いのではないでしょうか？
そこで、もっと業務の効率化を図りたいと考えている人事担当者が導入すべきツールをご紹介します。
Contents
人事担当者が抱えがちな課題・悩みについて
人事は社内の「人」に関する仕事を行うので、常に課題や悩みを抱えると言っても過言ではありません。
課題1｜採用や教育に時間が多く取られる
新卒・中途を問わず、採用と教育には時間が多く取られます。
採用においては求人を出すところからはじまり、応募者対応・面接・内定後の諸手続きなどの様々な業務が発生します。
更に採用した人に対して教育する時間も必要になります。
それぞれの性格や今までの経歴に合わせた教育を行う必要もあり、時間とコストがかかります。
課題2｜イレギュラーな仕事が多い
人事は「人」を相手にするので、予定通りに進まない仕事が多くあります。
急遽問題社員の対応をする必要にせまられたり、社員が退職するので急いで採用準備をすることになったりと、様々なイレギュラーな仕事が出てきます。
そのため日々の業務について効率化していく必要があります。
人事が使うべき業務効率アップのためのツール5選
人事の業務効率に関する課題を解決するためには、サービス・ツールの導入が不可欠です。
人材管理ツールで社員のスキルを可視化する
人材管理（タレントマネジメント）ツールは、社員の「スキル」や「経験値」などをデータ化し、人事評価や今後の事業経営などに使用できるツールです。
人材管理ツールを使えば部署異動などに活用することが可能です。
新たな部署を作ったり、既存部署のパワーアップを図るために社員を異動させたり、採用計画を練ることがあるでしょう。
このような時に「カオナビ」などのツールを使うと、社員の中から能力が合致しそうな者を見つけることができ、異動計画がスムーズになります。
移動計画が適切に行われると新規採用が不要になるケースもあり、業務効率化につながります。
採用管理ツールで採用情報を一元管理
採用管理ツールは、「応募者情報」「進捗状況」などの採用に関する情報を一元化できるツールです。
採用管理ツールを使うと社内の採用関係者への連絡回数が減ります。
「応募者情報」の共有も可能なので、面接官に履歴書・職務経歴書を渡す手間が省けます。
また、応募者の「書類選考状況」や「面接の進捗状況」も共有でき、面接官にいちいち連絡をする手間も省けます。
「HRMOS」などの採用管理ツールを使うと各人材会社の紹介実績や選考通過率が分かるので、選考通過率の高い人を紹介してくれる人材会社を積極的に利用することも可能です。
他の人材会社に連絡する手間が省けて面接回数も少なく済みます。
面談がスムーズに進む日程調整ツール
人事にとって日程調整を効率化することは「面倒な日程調整を効率化する‐人事編‐」でご紹介したように、とても重要です。
「TimeRex」などの日程調整ツールを使うと面接担当者などの同席者のスケジュールも考慮し、空き予定を自動抽出してくれます。
自分と同席者の空き日程を確認するのはとても面倒です。
また、候補日程を提示しても面談相手と合わなければ、再度候補日程を選ばなければならず、採用が進みません。
日程調整ツールを使うと関係者のスケジュールを一気に抽出できるので効率的です。
またURLを転記するだけで日程確認が可能なので、時間短縮につながります。
送られた相手がURLをクリックした時に自分の最新スケジュールが反映されているため、ダブルブッキングの心配もありません。
web面接ツールで遠方の応募者にも対応
web面接ツールは、来社せずにweb上で面接ができるサービスです。
応募者の居住地が遠方の場合、「交通費」や「移動時間」がかかるので、応募を辞退する人もいます。
web面接ツールを使うと「交通費」も「移動時間」もかからないので、遠方からの応募も増え、良い人材に出会う確率が高くなります。
そうすると早く採用が進み、業務効率化が期待できます。
「Calling Meeting」のようなweb面接ツールには録画機能があります。
録画機能を使うと面接に参加できなかった他の面接官が後からチェックすることができ、合否判定に参加することが可能になります。
これにより応募者を待たせずに済むので、待たせている間に他社に取られてしまう可能性が低くなり、採用できる可能性も高くなります。
離職率を下げるモチベーション管理ツール
モチベーション管理ツールは、社員のモチベーションを管理してくれるサービスです。
ツールを使うことにより「生産性の向上」や「離職率の低下」が期待でき、人事の業務効率化につながります。
例えば「wevox」などのモチベーション管理ツールを使うと、「チーム」「役職」「業種」などに対してモチベーションに対するデータを抽出することが可能です。
データを視覚化できるので改善点が分かりやすく、上司と部下のモチベーションの相違を縮めることが期待できます。
離職率の低下によって採用面接も減り、業務が効率化されます。
サービス・ツールの導入で人事の業務効率化を！
人事担当者は、様々な仕事を効率的に行う為に便利なサービス・ツールを使うと良いでしょう。
特に「日程調整」は頻繁に行う場面があるので、日程調整ツールを使うことで大幅な業務効率化につながります。
便利なサービス・ツールを利用し、できる人事への第一歩を踏み出してください。
