同窓会の幹事に抜擢されると、その仕事は多いですよね。しかし、成人式のあとに急遽決まった同窓会の会場はどうすればいいのか？今回は急遽決まった同窓会向けの、会場探しに役立つツールをご紹介します。
急遽のときはどうすればいい？
成人式のあとに行われる同窓会ですから、学年単位での人数を収容できる施設を探さねばなりません。かたっぱしから、ホテルや居酒屋などに電話をかける手立てもありますよね。運よく個室や広い会議室が空いているホテルがあればそれに越したことはありません。電話したり、実際に行ってみて空いているとホテル側から言われたら、多少狭くても割高でも、そのホテルを押さえることが大切です。ごたついている間にほかの団体が予約をしてしまう可能性もあるからです。
スペースファインダーを使おう
全国展開している、同窓会のホテル宴会会場やパーティー会場、レストランなどの情報を検索できるサイトが存在しています。フリーダイヤルで幹事が電話をかけることができます。幹事はすごく困っている立場ですので、フリーダイヤルで近くの空いている会場を聞くことはとても便利な機能です。
なるべく多くの会議室を持ったホテルを選択
急遽決まった同窓会には、どれくらいのメンバーが集まるか分りません。二次会に当たりますから、全員が全員来るとは限らないので、同窓会の話が出たら、幹事となる人は早めに点在するホテルに電話をしてみましょう。会議室がなるべく多くあるホテルなら、それのどこかが空いている可能性があります。当日なので、多少割高になる可能性もあります。
まとめ
急遽決まった同窓会の予算は、あとから考えましょう。先に予算でホテル側と相談していると、次の候補であるホテルへ連絡が遅くなってしまうからです。早め早めの決定が必要です。
