忙しい中でも打ち合わせをした記録をしっかりと取っておくと、あとあと必ず良かったなと思う、これだけ書けば大丈夫という「打ち合わせの議事録」を紹介しましょう。もちろん最初はメモから出発し、あとで議事録にまとめます。
打ち合わせ議事録が大切な理由
忙しいビジネスマンにとって、仕事の打ち合わせは頻繁にあるもの。また、いろんなキーマンとの打ち合わせを重ねて仕事の成果レベルは上がっていきます。そして、それらは必ず打ち合わせ回数とともにステップアップしていきます。議事録が大切な理由は、あとで振り返った時、「いつ、どこで、だれが、なにを言って（して）、どうしたか（繰り越したこと）」といういわゆる、５Ｗ１Ｈを押さえておくことが、あとあとの営業交渉や企画の進捗に大きく影響するからです。
打ち合わせ議事録の具体例（営業打ち合わせの例）
では、具体例で説明しましょう。①日時：３月５日（木）１３時００分～１４時１０分 ②メンバー：○○産業・購買部山田部長、資材担当吉田係長 当社側・山本課長、自分 以上４名） ③場所：○○産業 第２応接室 ④要件：原料見積もり書の提出 ⑤先方コメント：山田部長は好感、吉田係長は難色。納期的には問題なし。競合社の出方待ちをほのめかす発言が山田部長よりあり。） ⑥今後への課題：競合社の出方が、３月１０日過ぎにわかるので一旦は返事待ち。出方によって多少の値引きも検討する旨伝える。 ⑦次回訪問（３月９日に自分から吉田係長へアポの電話入れることを約束）
打ち合わせ議事録はここで本領を発揮する！
打ち合わせ議事録は日記でも営業日報でもありません。次回の営業作戦へ⑥「今後の課題」とします。この例で行くと３月１０日過ぎの競合社の出方がわかる前に、シミュレーションをしておくための材料となります。山田部長の好感がどの程度なのか、吉田係長の本音は？そして競合社の調査をどうするか・・・、など翌日中に動いておかなければならないことなどを、この議事録の⑥に加えます。
次の作戦に向け、議事録をベースに企画書へ
果たして競合社の出方はどうだったのか、想定外の見積もりが出てきて当初好感を持っていた、山田部長も渋い顔になるなど、そうそう簡単に１度や２度の議事録で解決しないのが普通です。４月にずれ込めば納期的に難しくなるなど違う与件が出てきたとき、当初納期確認をした時の「納期幅」は打ち合わせ議事録ではどうだったのかを繰ってみる。そうしたら、吉田係長の延期もありうる発言があり、違う作戦を取る・・・。こうやって議事録の「今後の課題」を積み上げていきます。
