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打ち合わせの依頼をメールで送ろう!簡素な返信を打ち合わせメールで獲得するために

打ち合わせの依頼をメールで送ろう!簡素な返信を打ち合わせメールで獲得するために

簡素な返信を獲得するために

社会人だけに限ったことではなく、上下関係が生まれるコニュニティの中では目上の人に対してお伺いを立てなければならない場面は少なからず発生します。

そんな時の言葉使いはとても大切。

自分が何気なく発した言葉ですらも、相手方が素直に受け取ってくれない場合もあり、返信から深く考え込む結果になるかもしれません。

今回は「打ち合わせ」を主題に据えたメールの送信について記事を書いてみたいと思います。

目下、今まさに直面している方、または取引先へのメール送信を扱われている方は是非とも参考にして頂ければと思います。

メール文の構成

校正としては大きくわけて3つの部分から作るのが良いでしょう。

序文、本文、結びの言葉。

序文に関してはまず何の為のメールであるのかをしっかりと明記するように心がけましょう。併せて、取引先などへの公式のメールの場合には時節の言葉を織り込むことも大切です。

インターネットで検索をかければ、各々の季節や、具体的に12ヶ月に分けて用いる言葉などを知ることができますので有用です。本文には具体的な内容を記すようにします。

”打ち合わせの日時” ”場所” ”持ち物” ”打ち合わせ内容”など。先に相手に情報を開示しておくことで円滑に進めることができます。

相手方の意見はもちろんですが、まずは自分がどう思っているか、どのように進めたいかも短く言葉として添えておくと更に良いかもしれません。同意してもらえるのであれば時間は短時間で済みますし、意見が食い違っている場合にはこちらに提示する内容をより深く練ってくれることに期待が持てます。ただし過度に書きすぎるのは危険です。

相手を尊重するスタンスを失わないように心がけます。最後の結びの言葉は簡潔に記すことが望ましいでしょうか。

「ご多忙の中申し訳ございませんが、宜しくお願い致します。」などの簡素なものがより好ましいと思います。詳しい内容は打ち合わせ当日に話をすれば良いわけですので、文面上で詳細に記すことは本来の目的から逸脱することになります。「承知しました」などの簡素の返信を受け取ることが目標です。

ポイントと注意点

まず大前提として、用いる敬語は謙譲語でなければなりません。

細かな話ですが、尊敬語は相手に対する敬意を表し、謙譲語は自分の行動に対して用いる敬語です。

「行く」は『伺う』

「もらう」は『頂く』

などの使い分けを意識しておくと良いかと思います。

間違っても自分の存在を相手よりも上におくような言葉使いは避けなければなりません。併せて、必ずポイントを明確にすることも必定です。

時間・日時・場所はもちろんのこと、

場所に関して不安があるのであれば地図を用意しておく気配りも必要です。相手の返信に質問が入っていなければ普及点というところでしょう。できるならば、メールを送る前に相手方のスケジュールも把握しておくことが望ましいですね。

既に予定が入っている日時での打診は失礼にあたる場合もあります。打診メールを送る前に、今一度、先に出来ることはないかを確認することも大切です。

打ち合わせメール例文

件名:○○の打ち合わせの件

○○株式会社
営業部 山田和夫様

いつもお世話になっております。
(株)○○○の村田です。

先日はお忙しい中、お時間をいただきありがとうございました。
早速ですが、先日お話いただいた○○の件について打ち合わせをお願いしたく存じます。

つきましては、下記の日程でご都合のよい日をお知らせ頂けないでしょうか。

1.○月○日(○)○時~
2.○月○日(○)○時~
3.○月○日(○)○時~

上記以外の日程でも調整できますので、ご指定があればご連絡ください。

以上、お忙しいところ誠に恐縮ですが、よろしくお願いいたします。

 

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