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打ち合わせで訪問する際にはどんなメールしたらよい?

打ち合わせのお願いをするメールはどのように書けば失礼でないか。最初は戸惑うこともありますよね。
基本を押さえておきましょう。

基本のメール内容は?

打ち合わせの日程調整のメールは、
件名には、打ち合わせの日程を調整したいと分かるタイトルにしましょう。
メールの本文には、
1.打合せがいつまでにどうして必要なのか
2.候補の日付や時間
3.打ち合わせの日程や場所
4.返信の期限
を書きましょう。

返事の期限を指定していい?

返事の期限と打ち合わせの日時は、明確にしましょう。
期限を指定していいの?と思われた方もいると思いますが、失礼な事ではありません。期限を設ける事で相手も予定を立てやすくなります。

例文

件名:「○○」打合せ日程の調整
○○株式会社 ○○部○○様

いつもお世話になっております。
株式会社○○、○○部の○○です。

進行中の○○について、
恐れ入りますが、近日打ち合わせさせて頂きたく、お時間頂戴できますでしょうか。

私の打ち合わせ可能日時です。
〈候補日時〉
○月○日(○)○時~○時まで
○月○日(○)~○時まで
○月○日(○)○時~○時まで
ご都合いかがでしょうか。
もしいずれの時間帯も、ご都合が悪い場合は遠慮なくお知らせ下さい。

ご調整の上、○月○日までにお返事をいただけると幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

注意点

相手の方に失礼がないよう、ちゃんとした敬語を使いましょう。
また、候補日は3〜4つは挙げましょう。候補日が一つでは相手の方が都合がつけにくいです。相手の方が都合がつけやすいように複数候補を書きましょう。

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