仕事におけるメールのやりとりは、顔が見えないだけに上手く伝わらないことや語弊に繋がりやすいので、失礼がないように気をつけたいですよね。
そこで、打ち合わせ場所のメールを送る時の注意点をお伝えします。
地図やURLをつけよう
打ち合わせ場所がすぐに分かるように地図やURLをつけましょう。
場所名や住所だけでは、相手が場所を探さなくてはなりません。
相手の手間を省くために、地図やURLをつけてメールを送るのが親切です。
この時注意したいのが、画像を添付する際は容量が大きくなりすぎないよう注意しましょう。
分かりやすいメールを書くポイント
文章だけがびっしりと並んだメールは読みづらくありませんか？
読みづらさは読み間違いの原因にもなるので、箇条書きなどを使いわかりやすいメールを心がけましょう。
また、打ち合わせ場所はできるだけ詳細に書きましょう。
住所はもちろん、⚪︎⚪︎ビル⚪︎⚪︎階⚪︎⚪︎室と書くことで「ビルには着いたけど、何階だろう？」「どこの部屋に行けば良いのだろう？」と、相手が迷わなくてすみます。
自社で打ち合わせを行う場合は「入り口の内線#123で⚪︎⚪︎をお呼び下さい。」のように書きます。
メールの例文
【件名】
○○の打ち合わせに関する詳細
【本文】
○○株式会社
○○部○○様
いつもお世話になっております。
株式会社○○､○○部の○○です。
○○の打ち合わせについて、詳細をご連絡いたします。
◆内容
・⚪︎⚪︎の概要説明
・現在の進行状況の説明
・今後のスケジュールの相談
◆日時
○月○日（○）○○:○○～○○:○○
◆場所
〒123-4567
⚪︎⚪︎市⚪︎⚪︎区⚪︎⚪︎ ⚪︎⚪︎ビル⚪︎⚪︎階⚪︎⚪︎室
地図またはURL
以上、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
場所の詳細を連絡する前に日程を決める
いきなり場所と日程を指定した打ち合わせの依頼メールを送るのは失礼にあたります。
打ち合わせ場所や日程の詳細を送る前に、相手にとって都合のいい日程を調整しましょう。
TimeRexを使えば、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーと同期して自分の空きスケジュールを自動でピックアップした日程調整カレンダーを作ることができます。
あとはそのカレンダーのURLを相手に送り、都合のいい日程をクリックしてもらうだけで日程調整の完了です。
日程調整が完了したら、例文を参考に場所などの詳細を連絡しましょう。
