懇親会の案内状が届いたけれど、どうしても外せない用事があって参加できないときは、お断りするしかありませんよね。その際、きちんとしたお詫びの対応をすることで、相手も欠席の旨を快く受け入れてくれることでしょう。
今回は、懇親会欠席のお詫びに関するマナーをまとめました。
連絡は速やかに
出席できないことが分かったら、速やかに欠席の連絡を入れるようにしましょう。連絡を先送りにしてしまうと、幹事に負担がかかってしまいます。それを避けるため、何よりも迅速な対応が必要になります。
お詫びの書き方
懇親会を欠席する際は、メールなどで長々と謝罪文を書き連ねるよりも、簡潔で丁寧なお断り文を書く方が好印象を与える場合もあります。そのうえで押さえておきたい点がいくつかあるので、ご紹介します。
まず、欠席理由は突っ込まれることもあるため、変な気を使って嘘をついたりしないようにしましょう。また、お断りの文言だけでなく「次回はぜひ参加したい」などの次につながる言葉を添えることで、ぐっと印象がよくなります。
以下の例文をぜひ参考にしてみてください。
「大変申し訳ありませんが、今回は都合が悪いため出席できません。誠に勝手ではございますが、また別の機会にお誘いいただけると嬉しいです。」
「今回の懇談会を非常に楽しみにしておりましたが、当日すでに別の予定が入っておりまして、申し訳ありませんが欠席させて頂けないでしょうか。次回はぜひ参加したいと思いますので、またお誘いいただけたらと思います。」
