忘年会の企画書を書くために

忘年会の企画書を書くために準備したいこと、スケジュール、イベント企画方法などを紹介しましょう。慌ただしい年末最後のプロジェクト、成功のためには企画書にしっかりまとめていくことが大切です。

企画書の項目に沿って準備

企画書の項目を列挙すると、日時、場所、参加者がまず最初です。日時は早めに決めておきます。特に年末は場所確保に苦労しますので、数カ月前にはセットしておきます。また、参加人数が読めないと場所確保ができないのでこれも早めに概数だけでも決めておきます。参加者の概数は会場予約をする時、多少の増減を伝え可能かどうか確認します。参加者の中で、出席が必須の人には必ず確認します。必須の人とは忘年会の趣旨により、会社なら上司などポイントとなる人です。

スケジュールで進捗を確認

スケジュールは企画書の中ではチェック的な役割になります。会場への最終人数連絡日、出欠最終確認日、イベント準備品購入、当日のスケジュールなど、日を順に追って企画書に入れておきます。参加者が50人位だと、幹事が一人では難しいので協力者数名で運営しますが、スケジュールの進捗を確認する幹事ミーティングも大切です。

進行表とイベント企画がポイント

忘年会当日をタイムスケジュール通り盛り上げるもの、これがイベント企画です。特に協力者と時間をかけミーティングし、企画します。開会の挨拶は？乾杯は？など、シミュレーションして行きます。特に忘年会ならではのサプライズ企画は時間をかけて準備したいものですね。昨年の反省含め、みんなの意見を聞くのもひとつです。出し物が決まればあとはそれに従って小道具類の準備をします。企画書の中にチェックリストも入れておくといいでしょう。