会社で会議を行った時は、会議報告書を作成します。会議報告書は、いつ、どのような議題で会議が行われたかをまとめ会社の上層部に提出しなければなりません。
そこで、会議報告書の書き方についてのポイントをご紹介します。
会議報告書の書き方 ポイント１
会議報告書は、会議に参加しなかった人や上層部の方に向けて作成します。会議ではたくさんの議論や意見交換が行われますが、その過程や結果を会議報告書にまとめなければいけません。
そのため、会議報告書の内容、議題、検討内容などを文章でわかりやすく箇条書きで簡単に短くまとめることがポイントです。Ａ４サイズの用紙１枚にまとめるのが一般的ですが、内容によっては、図や表、写真等を用いるとよりわかりやすくなるでしょう。
会議報告書の書き方 ポイント２
会議の議題、過程、結論といったプロセスを箇条書きにすることがポイントです。まず、会議の議題について、どのような過程で話し合いがされたのかを箇条書きにします。会議での話し合いの中では、たくさんの意見や提案が出てきます。会議の際は、細かく意見や提案をメモしておきます。
その中で議題に沿った重要な内容にポイントをおさえるとよいでしょう。会議に参加していない人や上層部の方にも議題に対してのプロセスが会議報告書で一目でわかるようまとめるのがポイントです。
会議報告書の書き方 書き方ポイント３
会議報告書は、いつ、どこで、どのような議題で行われたかをまとめます。あらかじめ、フォーマットを用意しておくと、統一した会議報告書を作成することができます。
フォーマットを用意する際のテンプレートとして、
「○○会議 報告書」、
「開催日時 ○○年 ○○月 ○○日 ００：００～００：００」、
「開催場所 ○○会議室」、
「出席者：○○、○○、○○以上６名」、
といった基本事項をあらかじめ用意します。
後は、議題に対しての検討事項や解決事項等を記入し、ポイント２で紹介した詳細についてまとめます。会社によって、様々な会議が行われるため、あらかじめフォーマットを用意しておくことで、会議に参加していない人や上層部の方にもわかりやすい会議報告書を作成することができます。
まとめ
会議報告書のポイントは、簡単にわかりやすくまとめることです。会議報告書を書くためには、その会議の議題をしっかり理解しておくことも大切です。会議報告書を書くことになった時は、先輩や上司にあらかじめ、議題のポイントについて聞いておくと、スムーズにまとめることができるでしょう。
