会社に限らず、サークルなどでもミーティングを経験した方は多いと思います。ミーティングはあらゆる業務を円滑に進めていく上でとても重要なものですよね？
しかし、同じミーティングをするのでも、ただダラダラと時間ばかりが過ぎていくようでは全く意味がありません。テーマを明確にし、円滑、かつ効率よく話し合いが出来るようにするためのコツついてまとめてみました。
まずはミーティングのテーマ（議題）と司会進行役を決めましょう
貴重な時間を使ってミーティングを行なうのですから、あらかじめ「どんなテーマについて話し合うのか」「どの部署のスタッフを集めるのか」「どんな結論を導き出したいのか」など、ミーティングの趣旨を決めましょう。
そのためにはミーティングの主導的立場の人が必要な部署の責任者と連携して問題点を話し合い、その中から優先順位の高いテーマを抽出すると良いでしょう。また、その問題に精通している、あるいは実際に取り組んでいるスタッフをミーティングの司会進行役にすると、より具体的な意見交換が出来ます。
ミーティングをスムーズで効果的に進行するには事前の準備が不可欠です
ただ関連部署のスタッフを集め、行き当たりばったりでミーティングを行なっても効果的な結論は出せません。
ミーティングを行なうということは業務に関わる問題点を洗い出し、効果的に解決し、円滑に業務を進めていくことが目的ですから、事前に決めたテーマに沿った資料を集める、問題解決の糸口になりそうな提案に関する資料をまとめるなど、スタッフにも分かりやすいデータを提示できるようにあらかじめ準備しておきましょう。
スタッフが発言しやすい進行を心掛けましょう
ミーティングは会議ほど堅苦しくする必要はなく、全てのスタッフが考えを発言出来るようにその場の雰囲気を考慮すると良いでしょう。
せっかく出された発言に対して進行役の人が高圧的だったり、批判的な反応をしてしまうと、それだけで場の空気は悪くなり、他のスタッフまでが発言しにくくなってしまいます。もちろん全ての意見を取り入れることは出来ませんが、全ての意見に前向きで建設的な態度で耳を傾け、みんなで「どの意見が最も良いか」、「この問題を解決するにはどの方法が適しているか」を全員で考えるように進めていくことを心掛けると、解決の糸口が見つかりやすくなりますし、ミーティングに参加した全員が一つの目的意識をもって問題に取り組めるようになるでしょう。
