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キックオフミーティングって何?その意味とは

キックオフミーティングって何?その意味とは

皆さんの職場では色々なミーティングが開かれていると思います。そのなかでも新しいプロジェクトが始まるときに開かれるキックオフミーティングは、プロジェクトを成功に導くための重要な意味をもつミーティングとなります。今回はこの「キックオフミーティング」について説明したいと思います。

①キックオフミーティングとは?

キックオフミーティングでは、プロジェクトの目的(意味)、概要、全体の日程、達成すべきコストなど重要事項が最初に提示されます。まずは、プロジェクトマネージャー(会社)が何を望んでいるかを理解するところから始まります。次にプロジェクトに参加するメンバーがどのように配置されるか、いわゆる体制図が発表されます。自分にどのような役割が求められているのか、役割を達成するためには、何をするべきか、何が不足しているかがイメージできます。

②初めにすることは?

新しいプロジェクトが始めるとき、詳細なことが決まっていることは稀です。その殆どは目標、大体のスケジュールだけが決まっているだけの場合もあります。
その場合、具体的な内容は発表された体制図(メンバー同士)でこういうプロジェクトを始めるなら、ここまでには〇〇〇しなくてはいけない、といったアクションアイテムの洗い出しが始まりとなります。既に決まっている事項に対して、まだ決まっていないことをメンバーでどのように進めていくかが重要となります。

③欲しい情報を得るには?

アクションアイテムが出てくるようであれば、細かい指示が与えられなくても各メンバーで状況を判断して行動できる様になります。プロジェクトメンバーから重要事項だけを聞くのではなく、自分達に必要な情報も聞ける段階になるため、積極的に質問して欲しい情報を得るとともに、今後の情報共有の流れを体験することが出来ます。

④社外にも配慮が必要か?

キックオフミーティングでは、自分たちの会社のメンバー以外にも顧客や協力会社など関連する会社も紹介されます。自社だけでプロジェクトが完成することは稀なので、しっかりと関連会社を確認して、どのようなスタンスで接するかもポイントになります。場合によっては、プロジェクトが中止(失注)になることもあり得るし、必要以上の情報が社外に漏れることにも気を付ける必要があります。

最後に

キックオフミーティングは、プロジェクトを成功させるにあたって参加メンバーと情報を共有し、ゴールに向かって共通理解を深めるうえで大事な意味をもつミーティングとなります。しかし、キックオフミーティングを開催した段階で詳細を把握したチームが出来ていることは必要ありません。プロジェクトマネージャーがリーダーシップを取り、チームをより良い方向に持っていくのであって、主役は各メンバーとなります。重要なのは、プロジェクトが成功するよう各メンバーが使命感や一体感をもつことが重要となります

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