ミーティングと言えば、やはり参加者の方々が自分の仕事を中断して集まるのですから、進展のあるミーティングにしたいものです。
うまく議事進行させるにはポイントがあります。
①最初に自分が伝えたい項目を決めておく。
下記②の資料を作成している間に、自分がミーティングで何を伝えたいのか、何をどう決定したいのかを計画しましょう。
②資料は事前に配布してしまう。
今は会社内でのメールが発達しているので、資料は事前にメールで配布してしまいましょう。
③メール連絡だけでなく、直接会うのも必要
メール連絡だけだと、何かしらの理由で返信しない人が必ず出て来ます。
ミーティングの前日など余裕を持って、返信が無い人には直接会って確認を行いましょう。
④書類を朗読する場ではない。
資料を作成すると、つい資料の文章を朗読しがちになります。
資料の文言にとらわれず、要点をまとめて簡潔に説明するのが良いです。
ですが、事前配布された資料に目を通していない人や、初めてミーティングに参加する人もいます。
そうした人が参加している場合には、その人達の視点で説明するのが良いでしょう。
⑤最後に結果を再確認する、残った議題の対応を決定する。
最後にはミーティングで決まった事を簡潔に述べ、全員に確認をとります。
また、未解決案件、不明点について、今後どう進めるのかはハッキリと決定しましょう。
⑥かならず議事録を発行する。
ミーティングが終了したら、議事録を作成します。
記録が無いと後日に「言った/言わない」という事が必ず発生します。
議事録は必ず作成して、関係者全員へ配布しましょう。
その時には、必ず「内容確認の上、コメント願います。」と書いて相手側に確認を促すのが良いでしょう。
