会社の同僚、新人らで親睦を深める懇親会。 しかしさまざまな事情で懇親会をやむを得ず欠席しなければならない時、電話で伝えるのは気まずくて気が進みませんよね。
「メールだったら気が楽なのに」ということで、今回は懇親会を欠席する際、メールで伝える際のポイントやマナーをまとめてみました。
断る理由はシンプルに
理由が詳細になりすぎると言い訳がましくなります。「今回は都合が悪い」や「諸般の事情により」「既に外出の予定がある」等、シンプルな文言を考えましょう。
嘘をつかない
欠席する時の理由は突っ込まれる事もありますので、嘘をついてボロが出る事は避けて下さい。ちょっと調べれば露見するような嘘はついてはいけません。
角を立てない
いわゆるクッション言葉を使うといいでしょう。 「申し訳ございませんが」 「誠に勝手ですが」 「残念ですが」 といったフレーズが代表的です。
次につながる文言
今回は行けなくて残念でしたが、決して嫌な訳ではないというのをそれとなく伝える文言です。 「次回はぜひとも参加したい」や「またお誘い下さい」とメールの最後につけるとメールの内容がやわらかくなります。
相手の許可を求める
こちらが一方的に欠席すると伝えるのではなく、理由を述べて相手の許可を得る文言です。 「欠席したいのですが、よろしいでしょうか」などと伝えて下さい。一方的に伝えるより誠実な印象が出てきます。
例文
これまで紹介してきた手法を用いて例文を作りましたので参考にして下さい。
例文1
大変申し訳ございませんが、今回は諸般の事情により出席できません。 次回はぜひ参加したいと思いますので、またお誘いいただければと思います。
例文2
今回のお誘い、大変ありがたく思います。大変残念ですが、当日は既に別の予定が入っております。 誠に勝手ですが、また別の機会にお誘いいただけたらと思います。
例文3
今回の懇親会を大変楽しみにしておりましたが、今回は都合が悪い為、 申し訳ありませんが、今回の懇親会を欠席させていただけないでしょうか。
まとめ
メールで欠席連絡をする際のポイントをお伝えしましたが、いかがだったでしょうか。 とはいえ、人数調整やお店の手配等をしてくれる方の事を考えると、メールでは無く、電話か口頭で直接断るのがマナーという考えが一般的です。
メールで欠席連絡を済ませてしまうと、メールを見逃されるリスクや、相手の心証を悪くしてしまい、今後の良好な関係を築きにくくしてしまうリスクがあります。
メールで欠席を伝える場合は、十分に注意してくださいね。
