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幹事さん必見!日程調整メール送ろう。

幹事さん必見!日程調整メール送ろう。

部活や社会人になって初めて飲み会の幹事を任されたけれど、まず何から手を付けていいか分からないという方も多いのではないでしょうか。

飲み会の幹事を任されたときに、まず初めに行わなくてはいけないのが日程調整です。

しかし一人一人に声をかけていては時間がかかってしまいますよね。

そのため、日程調整はメールで行うのがお手軽で一般的です。

日程調整メールを作成する前に、幹事の仕事について基本を押さえておきましょう。

 

飲み会の幹事は何をすればいいの?

飲み会の幹事の仕事を簡単にまとめると、以下の通りです。

  • 日程調整
  • 1人あたりの参加費・予算の決定
  • お店の決定・予約
  • 参加者へお店の場所や日程、参加費等の連絡
  • 飲み会当日の誘導、飲み物の注文の取りまとめなど

忘年会や新年会など、場合によっては余興など催しものの設定も必要な場合があります。

余興やその景品などといったものの準備も、幹事の仕事になる場合が多いようです。

いずれにしても、日程や予算、お店などをすべて独断で決めるわけではなく、参加者の希望を聞いて調整するのが幹事の仕事です。

そのため、幹事には参加者へわかりやすい連絡・確認を行う事が求められます。

日程調整メールや、決定した時間・お店の連絡メールなどを作成する場合、参加者に分かりやすいという事に配慮してメールを作成しましょう。

それでは、日程調整メールの書き方を確認してみましょう。

 

日程調整メールの書き方・ポイント

日程調整メールのポイント

  • 分かりやすく、簡潔に記載する
  • 回答の締切日を明記する
  • 日程の候補日や予定時間を記載する
  • お店や、開催場所、予算もある程度決まっているのであれば記載する

日程調整メールを送る上で気をつけたいのは、なるべく簡潔に、また回答の締切日を明記しておくことです。

そのため、件名と本文ともに回答の締切日を記載するようにしましょう。

また、締切日は余裕をもった日程にするようにしましょう。

メールを送ってから1週間程後で、予定している時期の1週間程前の日を設定するのが無難です。

また、これは日程調整メールのポイントではありませんが、参加人数の確認後お店へ予約の電話をする際に、参加人数の変更期限を確認しておきましょう。

日程調整メールの返信で参加人数を確定した後も、参加者の急なキャンセルが発生し参加人数が変動する場合があります。

お店によっては人数の変更期限を設けており、期限後だとキャンセル料が発生してしまったり、増員した人数分の座席の用意ができない場合があります。

お店に確認したキャンセルの期限を参加者に明確に伝えておくと、お店への参加人数変更の連絡や予約確認をスムーズに行う事ができます。

以上の日程調整メールのポイントを踏まえたメール文例を以下に用意しました。

これから日程調整メールを送信される場合は、ぜひ参考にしてみてください。

 

日程調整メール文例

件名:【9月30日〆切!/日程調整】歓迎会の日程について/幹事 〇〇

本文:△△営業所 各位

おつかれさまです。〇〇です。このたび、9月に△△営業所に転勤されてきた□□さんの歓迎会の開催を企画しております。

つきましては、ご多忙のところお手数ですが、以下をご確認の上、希望の日程のご回答をお願いいたします。

—-

▼回答〆切:9月10(月)17:00

▼候補日 :9月17日(月)~9月21日(金)

▼開始時間:18時半開始を予定しております。

▼場所  :吉祥寺駅周辺のお店を予定しています。

参加可能日程のご回答はこのメールの返信にてお知らせください。

また、日程のほか、何かご要望がございましたらご一緒にお知らせください。

尚、参加費は男性5000円、女性4000円を予定しております。

みなさまからのご回答を踏まえ、最終的な日程や会場、参加費を決定いたします。

決まり次第改めてご連絡いたしますので、よろしくお願い致します。

—-

参加人数が多い場合の日程調整は?

以上で日程調整メールのポイントをご案内しましたが、参加者が多くなると、いちいち届いたメールを手で集計して日程調整をするのも手間がかかり大変です。

参加者が多い場合におすすめなのが、日程調節ツールとして使用できる「調整さん」です。

同僚や部活のメンバーなどに、URLを送るだけで参加希望日を調整できます。

「調整さん」を利用すれば幹事の日程調整の手間を省略できるのはもちろん、参加者も、参加希望日の返信メールの文面を打つなどといった煩わしい手間が必要無く、簡単に希望日程を申請できます。

参加者のほとんどがスマートフォンやパソコンを利用しているなら、ぜひ使ってみたい日程調整ツールです。

まとめ

幹事をそつなくこなせば、きっと皆から一目置かれる事でしょう。

皆から良い店だった、楽しかったと言われればやりがいもあるというものです。

てきぱきと幹事をこなして、ぜひ楽しいひとときをお過ごしください。

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