懇親会の案内が来たけれど、どうしても都合がつかない時やあまり参加したくない時ってありますよね？あなたはどのように欠席の返信をしますか？
相手に失礼にならないようにお断りする返信の仕方と例文を幾つかあげてみましょう。
往復はがきなどでの返信の仕方
あらかじめ印刷されたハガキなどで返信する場合は、相手方は敬意をこめて「御出席/御欠席」などのように「御」が付けて書かれていますので、へりくだる意味で
「御出席」の部分を二重線で消し、「御欠席」の「御」を二重線で消して「欠席」を○で囲みましょう。同じように「御住所・御芳名」などの「御」や「御芳」を二重線で消しておきましょう。
そして欠席理由を具体的かつ簡潔に、書きましょう。
失礼にならない懇親会欠席例文
例文1
この度はお招きくださりありがとうございました。参加させていただきたかったのですが、予て予定の地方出張があり、お伺いできません。ご盛会お祈り申し上げます。
この文例の場合、「予て予定の地方出張」のように具体的に書いたほうが好印象です。
「諸事情により」などとあいまいな書き方をすると、なにか言いたくないことがあるのかと思われてしまいます。
そしてあまりダラダラ長く書く必要はありません。あまりにもダラダラ説明するとなにか言い訳がましい感じがします。
例文２
幹事役ご苦労様です。せっかくお誘い頂いたのですが、その日は友達の結婚式がありますので出席できません。次回のご案内を楽しみにしています。
この文例のように幹事のかたにねぎらいの言葉を添えてもいいと思います。
メール等による懇親会欠席の例文
近頃では仲間内の懇親会などの場合、メールによる懇親会の案内もありますね。この場合も友達同士の場合なら構わないのですが。上司や先輩等に「欠席します」とだけではあまりにも失礼になります。やはり相手の方に失礼の無いように一言添えましょう。
例文
お疲れ様です、田中です。
懇親会のお誘いありがとうございました。残念ながらその日は私用があって参加できそうもありません。次の機会はぜひとも参加したいと思いますので、その際はお誘いくださればうれしく思います。
この文例のように「この度は参加できないけれども次回は必ず参加します」と一言添えておけば良いのではないかと思います。
まとめ
- 欠席を伝えるときは一言理由も添える。
- 相手をねぎらう言葉を添える。
- 次回は参加できますということを伝える。
いかがでしたか？せっかく誘ってくださっているのですから相手の方に失礼の無いように欠席を伝えてその後の関係に支障ないようにしたいですね。
