会議の議事録でよく見る用語は専門用語ではないのですが、これを知っていると表現したいことを簡潔にまとめることができます。会社によって多用される類似の言葉がありますので比べてみて下さい。議事録フォーマットの流れに沿って紹介していくとこのようになります。
「議題」に関すること
「会議名称」は会社で決まっていますが、議題はその都度変わってきます。また「案件」という言い方をする時もあります。いつもの議題なら「定例議題」、急な議題なら「緊急議題」「至急案件」「優先課題」といった言い方になります。また議題ですがみんなで議論するまでもないものは、「報告事項」「定例報告」「総務報告」等という言い方があります。報告の中でももっと簡単なものでは「事務連絡」「連絡事項」などと表現するといいでしょう。その議題が出てきた部署を明確にするため、「営業部提案」「総務部起案」などとなります。
「決定」や「判断」など内容に関すること
議題に対する様々な意見は、「発言要旨」として記入しますが議長や座長発言が議事録には重要で、「決定事項」や「否決」などとなります。先送りになる議題は、「要精査」「再検討」「再調査」「再考」などの用語があります。これらは発案者に戻されますが、「未決」「保留」とします。「発案者」「提案者」に戻さずに、誰か要職の人に判断を任せるという場合、「社長一任」などと使います。決定した事項を社内でどうするかということでは、「部内徹底」「周知徹底」、軽めのものであれば「要回覧」など、また決定事項によっては「守秘事項」となります。
決定や判断などを説明する「理由」に関すること
決定や判断がなされた時、必ず理由や「条件付」となる場合があります。否決関連では理由として「時期早尚」「精査不足」「分析不足」「資料不足」など。また、条件付では「前提条件付」「◯◯と調整後」などがあります。
その他、資料など議題の周辺情報に関する用語として、議題提案とともに出された情報など「別添情報」「補足資料」などとします。また、議題に関して出された意見のうち、本筋ではないが別の意味で記録として残した方がいいものは、「参考意見」とします。
まとめ
よく使用する用語は会社によって少しづつ違いますが、これまでの議事録を読み返すと傾向がわかります。書記した人の個人の癖もありますが、その中から端的に言い得ている単語を探します。これを使うことで議事内容の文章を長くせず短文でしかも要領よくまとめることができます。
