会議をするうえで、目的やゴール、時間配分を定めずに進めてしまうと、大切な時間を不毛に過ごしてしまう・・・なんてことに陥りかねません。会議は、決められた時間の中で、充実した内容となるように、スムーズに進行させることが、とても重要です。
その為には、会議の進行表は必要不可欠です。今回は、そんな進行表作りのポイントについて説明していきます。
進行表の必要性
会議を効率よく行うためには、会議の目的を事前に決めておくことが必要ですが、進行表を活用することで、さらに効率アップが狙えます。進行表の内容としては、日時・場所・参加者名・会議の議題と目的・会議内容にかける時間と、具体的な時刻などを簡単にまとめたものです。
進行表は、会議の目的・ゴールを明確化し、何の為の会議かを理解し合う為のものであり、会議の開始・終了時間の設定と、話し合うテーマが明確化されていることで、効率的な会議が可能になります。これは、会議の司会者が事前に作成し、当日、この進行表に沿って会議を進めていきます。
進行表作りのポイント
長々とした、進行表を作ってしまっては、参加者が事前に目を通すのが億劫になってしまうので、A4サイズ相当の分量でまとめるのが理想です。
5W2Hでまとめる
全ての参加者が、事前に会議の議題と目的を理解していれば、不要な議論を防ぐことができます。そのためにも、会議の議題と目的が明らかになっている必要があります。
その時にぜひ使ってほしいのが、『5W2H』です。
5W2Hとは、When:いつ、Where:どこで、Who:だれが、What:何を、Why:なぜ、How:どのように、How much:いくらで、です。
この5W2Hを使うことで、進行表に入れなければならない項目が抜けていないかもチェックすることができます。
会議の目的・ゴールを明確にする
会議目的が不明確だと、参加者が何を発言して良いのか分からなくなってしまう為、具体的な目的、ゴールを設定することが必要です。ここが、しっかりと明確化されていれば、もし話題がそれてしまっても、会議の趣旨とは違うと指摘でき、正常な内容に戻す事ができます。
会議の進行を明確にする
この会議が、どのような流れで進むかを明確にします。その際に、議題に対しての時間も記載しておくと、時間を意識でき、ダラダラせずよりスムーズに会議を進めることができます。その為に、進行表にはできるだけ、具体的な流れや時間を落とし込むことが大切です。
進行表作成例
1:会議名○○○、2:日時○年○月○日・場所○○会議室・参加者名、3:会議の目的○○○○、4:議題①○○について(○○:○○～○○:○○）、議題②○○について（○○:○○～○○:○○）5:配布資料:○○、6:メモ
会議を円滑に進めるポイント
当日の会議を円滑に進めるために、事前におさえておくべきポイントをまとめました。
事前に進行表を配布する
進行表を作成したら、事前に参加者に配布し、内容を確認してもらいます。議題をあらかじめ確認してもらうことで、参加者の方も事前に準備をして会議に臨むことができます。
シチュエーションをする
会議の進行のシュミレーションをしてみることも大切です。そうすることで、見落としている項目や、時間配分の変更など出てくる場合があります。また、参加者がどのような発言をしそうか、事前に想定して、解答例をいくつかあげておくことも大切です。
会議の参加者の中には、文句を言う人や、文句は言わず、多面的かつロジカルな質問を投げかけてくるような人もいると思います。そういった方に対しても、会議途中でもしどろもどろすることなく、納得感の高い回答をすることができます。
議事進行が崩れた場合の対策を考えておく
会議が白熱すると、どうしても時間を押してしまうことがあると思います。この対策としては、上にも述べたように、どのような発言があるか事前に想定することで、予想外の議事進行はある程度防げると思います。
ですが、それでも時間配分通りの議事進行が難しくなってしまった場合は、次回以降に持ち越してもいい議題を想定しておくことで、何も結論が出ないまま会議が終わるという最悪のケースは免れると思います。
