会議の準備ってどうやるの？

資料の準備

議題に合わせた参考資料には事前に目を通して時間配分を考えます。
自分で資料を作成する場合は、紙で配布するもの、プロジェクターを使って説明するものをしっかり考えます。会議で説明すると大幅に時間がを取ってしまうものについては、会議の前日に配布して確認してもらうなどの配慮が必要です。紙で配る資料で量が多いものは、目を通しただけで読んでほしいポイントが分かるデザイン・フォーマットであることが理想です。

会場の準備

社内で行なうのか、貸し会議室などを利用するのか、人数や予算に応じて考えておきます。
当日は人が集まる前にプロジェクターのテストや、椅子の数もチェックしましょう。
季節によっては冷暖房を少し前からつけておき、会議に集中できる室温にしておきます。

また会議を開催する座席についても注意が必要です。一般的な会議室は机がコの字型に配置され、会社対会社、部署対部署のように向かい合う座り方をしますが、机を除きホワイトボードと椅子だけなど人と人の距離を縮めると、心理的な距離も縮まり、打ち解けた雰囲気で議論をすることもできます。
参加者の距離感を考えて意見の出やすいベストなセッティングを試みましょう。