はじめに
会議とは事前の準備ももちろん重要ですが、終了後、つまり会議における報告書はそれ以上に重要です。やむを得ず会議に出席できなかった方も報告書を確認し、次回の会議、もしくは実際の作業にうつっていく事になります。そこで今回は会議報告書のテンプレートについてご紹介します。
実際に使える！会議報告書のテンプレート
■基本事項
・会議名：
・日付：
・時間（From～To）：
・場所：
・出席者：
■会議の目的
■議事録
■決定事項
■タスク
・タスク①（担当者：A 期日：XXXX年XX月XX日）
■その他
・配布資料
・参考資料
■メモ欄
テンプレートのポイント①：決定した内容とは？
まずは「基本事項」、そして「会議の目的」をしっかり記載しましょう。ここがベースです。次に議事録はどんな内容の話し合いが行われたのか、を簡潔に記載します。ここはそれほど詳細である必要はありません。会議の流れがつかめる程度で良いでしょう。問題なのは、「決定事項」です。ここには両社一致の上決定した事項だけを記載します。ここを記載ミスしてしまっては後々言った言わないという水掛け論が発生する可能性があるからです。
テンプレートのポイント②：会議後、何をすべきなのか？
「決定事項」の次に重要であるのは「タスク」です。この会議によって次に誰が何をしなければならないのか、というアクションを記載する必要があります。このタスクには必ず、担当者を記載しましょう。決まっていない場合でもリーダーや上司に相談し、必ず誰が完了すべきタスクなのかを明確にします。そして同じように何時までという期日も必ず記載するようにしましょう。
まとめ
まずは本テンプレートを使用し、会議報告書をまとめあげましょう。その後、自社や他社のルールに従いより使いやすいようテンプレートの改変を行って行くことが望ましいと言えます。きちんとした報告書で、円滑なプロジェクトを築きあげていきましょう！
