新入社員の方に多いのは、会議の時間になってなかなか戸惑ってしまうことが多くなることです。熟年の経験者がその会議にいたら会場は空気が悪くなってしまうことがあります。このような空気にならないためにぜひ知っておきたいスムーズに会議を行うためのマニュアルについて紹介します。
スムーズな会議を行うためのマニュアルは台本にある！
初めて会議を開く方で失敗しやすいのは、話の筋道をあまり考えてきてないということにあります。こうなってくると数時間で終わるはずの会議がとても長丁場になってしまい、いろんな人をいらいらさせてしまう原因になってしまいます。ここで注意してほしいのは自分なりの台本を作っておくことです。自分が会議の主体となっているのであったら、ほかの人にどう思われようと自分なりの進め方をしていいのです。もし会議の途中でおかしなところがあったら突っ込まれるくらいなので心配する必要はありません。
危険な状態になってしまったときは会場の空気を読んであげる
なかなか自分の意見をうまくまとめられなかったり、討論がうまくいかなくなる時があるかもしれません。そんなときのために一度だけでも休憩をはさむというのがいい方法です。スムーズな会議を進行させるためにも空気をリフレッシュさせることが必要になる場合があるのです。
文字だけのプレゼンテーションよりかは、事前に用意した表やグラフなどの作成も必要です。場面に応じたしっかりとした下準備をするように心がけてみましょう。
