効果的なミーティング議題の書き方

ミーティングをスムーズに進行させ、意義のある内容にするためにも議題というのはとても大切です。扱う議題自体も大切ですが、その表現や書き方ひとつでミーティングの内容もガラッとよくなるのです。今回は、そんなより良い会議進行に効果的な議題の書き方について考えてみましょう。

議題を明確なものにしてから

その議題を全員が認識して、何を決めればよいのかという方向性を一致させると、ミーティングがぐっと引き締まり有意義な意見が期待できます。効果的なミーティングの運営をしたいのなら、参加者が理解しやすい議題を掲げることがポイントになります。黒板やホワイトボードなどに議題をしっかりと書き出すとより効果的です。

～についてという議題の書き方は避ける

ミーティング議題を書くときに、「～について」というような表現を使うのはあまりよいとは言えません。この表現は議題としてあまりにも幅広くあいまいになってしまうため、結局何を決めてよいのかはっきりしなくなってしまいます。こういった議題の書き方をしてしまうと、だらだらと取り留めもなく話すこととなり、内容がまとまらず何も決まらないという結果になってしまいます。

ボードを有効活用しよう

議題はできればボードを活用し、今何を話し合うのか、話し合っているのかを明確にするとよいでしょう。
決まりは特にありませんが、初めに議題を書き、次に話し合いの目標として何を目指すかを掲げるとよいです。そのほかには、話し合うことや決めることを具体的に書き出しておくとスムーズで意見がたくさん出るミーティングとなりやすいです。話し合いであげられた意見は、その後ろに箇条書きなどで書いていくとまとめるときにも便利です。