ミーティングでの進行表の重要性

ミーティングにおいて、進行表を作成し、効果的、かつ効率よいミーティングが出来るようにすることはとても重要です。
組織によって問題点や改善点など、話し合うべき事柄は様々で、それぞれに合った進行表というものも考えておく必要があります。このミーティング進行表の重要性についてまとめてみました。

なぜ進行表が必要なのか

そもそもミーティングというのは限られた時間の中で業務に携わるスタッフを集めて、さまざまな問題点や改善すべき点を問題提起し、話し合い、解決策を見出すのが目的です。
参加している全員が問題点や改善点などの議題を把握し、共有し、解決策を出し合うことが出来るよう、テーマを箇条書きににして分かりやすくすることはもちろん、時間配分も明確にして、一つの問題に集中して時間を使ってしまうということを避ける意味でも進行表はとても重要なツールであると捉える必要があるでしょう。

進行表は議事録を兼ねることも出来る

ミーティングでも会議でも、議事録というものを作ります。これも進行表と同様、とても大事なツールです。
進行表と議事録はまとめて作ることは出来ない？そんなことはありません。
議題を箇条書きにし、それぞれに沿った意見や解決策を書き込めるようにすればそれは立派な議事録としても使えるようになります。個々の問題に対してどんな意見が交わされ、どんな解決策を見出したが一目瞭然です。

継続したミーティングには継続した進行表兼、議事録を作ると便利

毎回問題を解決出来ればそれに越したことはありませんが、場合によっては継続的にミーティングを重ねる必要があります。経過報告に特化したミーティングというのもあるでしょう。
そんな時に役立つのが、前回から引き継いだ形の進行表です。これで前回話し合ったことが明確に出来ますし、それよって分かりやすい効果的な議事録も作成出来るからです。