ビジネスにおいてはメールも欠かせないツールのひとつです。
そんなメールを使って招待状や案内状を出すときのマナー、ご存知ですか？
手紙よりも気軽に送ることが出来る反面、マナーやルールを知らないと大変なことになってしまいます。
招待状や案内状をメールで出すときの注意点と正しい書き方を覚えて、相手に失礼のないようにしましょう。
ビジネスメールの基本
まずはビジネスメールにおける基本をおさらいしましょう。
・件名、要件は分かりやすく簡潔に
・あて名の書き方、配置には決まりがある
・本文の敬語や丁寧語は正しく
この3つをしっかりおさえたうえで、招待状や案内状の書き方を見ていきましょう。
正しい書き方のポイント
・まずは相手の方に日頃の感謝の気持ちを込めて送りましょう
・内容は簡潔に分かりやすく
日時や場所に誤りがないことも確認しましょう。もし誤った内容だと相手の方に大変失礼になります。
箇条書きを利用しても良いでしょう
・会場のURLや地図を添付して参加したくなる魅力的な内容にしましょう
・相手のスケジュールを考慮して送りましょう
案内状や招待状を送るときは、相手のスケジュールを考慮して2週間から3週間くらい期間に余裕をもって送ります。
祝辞や挨拶をお願いするときは特に注意して送りましょう。
メールを送る上での注意点
・アドレスは正確に
メールアドレスは当然のことながら1文字違うだけで相手に届かなくなってしまいます。
また、1文字違うだけで別の相手に送られてしまうので最後にもう1度正しいアドレスが記入されているか確認しましょう。
・文字の種類に注意
半角カタカナや機種に依存した文字を使うと相手に正しく送ることが出来ません。
せっかく正しい内容で出したのに、文字化け等で相手がメールを見ることが出来なければ意味がありません。
・見やすさ、読みやすさに気を付けて
1行につき30文字を目安に改行することをお勧めします。
1行当たりの文字数が多すぎると横にスクロールしないと読めなくなり、非常に読みづらいです。
また、文章の量が多くなる時は段落ごとに1行開けるなどして相手が読みやすいメール作成をしましょう。
・アドレスはTOやCCではなくBCCで送りましょう
・最後に確認のために1度自分宛にメールを送って正しい内容かどうかを確認しましょう
まとめ
いかがでしたか？
便利なメールもマナーやルールが分かっていないと相手の方に失礼になってしまいます。
招待する相手の方に気持ちよく参加していただくためにも、正しく分かりやすいメール内容を心がけましょう。
