ビジネスにおける案内状というのはとても重要なものです。相手はあなたやあなたの会社との更なる取引を望んでいるからこそ案内状を送ってくるのです。つまりどちらにとってもビジネスチャンスなわけです。ですからこの案内状に対する返信もかなり重要なものになると認識しなければなりません。では、どのようなことに注意し、どのような文面で返信すれば良いのでしょう。調べてみました。
案内状が送られてきたら
まずはしっかりと内容を読み、理解しましょう。相手が何をご案内しようとしているのか、その案内が自分や自分の会社にとってどれくらい重要な内容なのか、そして日時は自分の都合がつけられるか等をしっかり考えましょう。
返信を書く時の注意点
返信は案内状が手元に届いてから少なくとも１週間以内には発送しましょう。もっと早くに送れるならそれに越したことはありませんが、あまり早くに送り、自分の都合がつかず、出席と返事をしたのにキャンセルなどという大変失礼な結果を招かないように注意しましょう。
また、返信はがきがある場合、「ご出席・ご欠席」と記載されている場合がほとんどです。これは最低限のマナーですが、「ご出席・ご欠席」のいずれか、自分の返事の方の「ご」には二重線を引いて「出席・欠席」となるようにします。
理想を言えば、何か相手を気遣う一言を直筆で一筆添えるくらいの配慮を忘れないようにしたいところです。
まとめ
案内状はビジネスチャンスのきっかけだという認識を持ち、返信マナーを守ってこちらの意思を明確にするようにしましょう。
そうすることで、逆にこちらから案内状を送った場合も相手からの誠意ある返信が返ってくるようになります。お互いの理解を深め合う重要なツールであると考えて疎かにしないようにしましょう。
