幹事の仕事は色々あります。事前の下調べや、人数の把握、予算や日取りなど様々あります。そこで一番責任が大きく、重要なのは会計ではないでしょうか。
ここではこの会計をスムーズに行うコツを紹介していきます。
会費は事前に預かる
宴会が始まり楽しいお酒の時間になると時間が立つのはあっという間です。宴会がそろそろ終わりに近づく頃にはみんな酔っ払ったり、席を立っていたりと様々。その場面で会計をする為に会費を集めるとなると大変です。
酔っ払っているので正常な判断を出来ない人もいれば、幹事自身も酔っ払っている場合、正確に計算出来るか心配になります。そうならないようにする為には、事前に会費を集めておくといいでしょう。事前に会費を集めておけば当日慌てる事もなくなります。最低でも前日までには会費を集めておくといいでしょう。
会費は多めにとっておく
事前にお店の料金を調べておくのも幹事の仕事です。料金を調べておけば会費がいくらになるのか予想がつきます。しかし、予想通りにはいかないのが宴会です。会費を集めたはいいが、会計時に足りなくなるなんて事もあるかもしれません。なので、会費は事前に多めに設定しておくのがスムーズに会計出来るコツにもなります。
５０００円の会費の場合、１０００円上乗せし６０００円の会費を集めておくといいです。お酒や料理が５０００円ぴったりだとしてもそこに消費税がくわわりますし、状況によっては予約していたプラン以外の料理を勝手に注文してしまうなんて事もあるかもしれません。いざ会計時に少し足りないからといって足りない分を全員から均等にお金を貰うのも一苦労なので余分の会費は集めておきましょう。
キャンセル料や残金の管理
当日になり急用が入り参加出来なくなる場合もあります。そうなるとキャンセル料が発生してしまいますので、会費を集めていないと全員の負担が増えてしまいます。そこでコツとしては事前に何日前までキャンセル料がかからないかの把握と、キャンセル料が発生してしまう期日を参加者に伝えておくといいでしょう。伝えておかないとトラブルの原因になるので早めに調べておくといいです。
また、料金が思ったよりも安くなってお金が余ってしまう事もあります。残金の整理する場合一人一人に返却してもいいですし、細かくて大変な場合、２次会のお金にしたりするのもコツの１つです。これも事前に余った場合の対策を伝えて参加する人へ了承を得ておきましょう。
