仕事をしていて付き物なのが、会議です。社内会議、関係会社間の会議、取引先との会議、同業者間の会議、などといろいろな会議があって、それぞれに会議の性質が違って出席者達に求められる要素も違ってきます。
社内会議
社内会議の場合、その目的は共通の目的を達成するために集まった関係社員たちの大切なコミュニケーションと情報や意見の交換です。そんな会議の場で、普段は同僚達と良く話をしているにもかかわらず、まったく発言をしない人が時々います。発言はできるけど発言をしない人もいます。こういう人は、オブザーバーであるか、自分の立場に自信をもっているか、あるいは他の人の自由な発言を邪魔したくないかの場合が多いようです。そうでない場合は、自分の必要とする情報の収集だけを考えて、自分が持っている情報を他の人にも提供してより高度な段階へと進むための意見交換に消極的だと、主催者から受け取られがちです。発言はしたいけどできない人の場合は、会議慣れしていないか、問題提起や解決への即決的思考ができにくいか、どちらかになります。いずれにしても下準備を整えて会議に臨むのですから、発言したいけどできないのでは、会議に出席する意味がなくなってきますし、労働時間という経費の無駄使いにもなります。
他社との会議
和気あいあいとした中にも、自社の利害を代表して出席している自覚が必要です。会議慣れしていない、というのは最初から理由になりません。同じ会社の他の人の発言に遠慮して、あまり発言しない人もいます。
会議慣れしていないと、自分の発言に自信が持てなかったり、他の人のペースを乱すようで恥ずかしかったりする人が居るようです。しかし、主要な会議の場で発言ができないような人は、次の会議のメンバーから外されたりもします。下準備として質問されたときに備えて自分の知識の再確認をしておくと同時に、会議中は問題への対処の仕方や解決案を発言できるようでなくてはなりません。
