会議報告書作成のポイント
報告書をまとめるにあたりこれだけ書けば間違いないというポイントが６項目あります。逆に言うとこれを一つでもはずすと報告書になりません。
6つのポイントとは？
よく言われる5W1Hがそれです。
When「いつ」
Where「どこで」
Who「誰が」
What「何を」
Why「なぜ」
How「どうやって」
この６つに常に立ち返る事で情報の抜け、漏れのない報告書に仕上げる事ができます。
「いつ」とは？
会議があった日時や報告書提出の日付を指します。
◯◯年◯月◯日 ◯時〜◯時
どこで？
会議や打ち合わせが行われた場所
於◯◯本社会議室
誰が？
会議参加者名やその部署名
何を？
会議のテーマ
例：◯◯における生産性向上に関しての課題
なぜ？
会議が開かれる理由など
例：◯◯支店長会議
どうやって？
会議の形態（議長や進行方法など）
報告書そのものも5W1Hに基づいて作成する事が重要
例えばその報告者は「どこに」提出されるものなのか？を考えてみましょう。
報告書が同じ課内なのか部長に対するものなのか社長まであがるものなのか、で書き方が変わってきます。
同じ課内の場合は情報を共有するために会議で提出された具体的な詳細データに重きを置いたりする事が多いのです。社長の場合は細々したデータよりも要点をわかりやすくまとめる事に重点を置き、経営的な判断ができるような作り方を、また部長の場合はその両方が必要だったりと報告書を「だれが」見るのかを考慮する必要があります。
常に何のために書く？を考えること
会議報告書は「どういう」使われ方をするのか？を常に年頭に置いて作るとよりわかりやすいものになります。そのために5W1Hを網羅すれば間違いありません。
