すべての会議参加者からまんべんなく意見を聞き出し、相乗効果で大きな収穫を得るには出てきた意見をメンバーが否定しないことです。会議＝議論というイメージがあり、ややもするとディベートのようになってしまう時がありますが、その時はきっと会議の目的はどこかへ行ってしまっています。
ブレーンストーミング法ステップ①
これは有名な方法です。直訳すると頭脳の嵐とでも言うのでしょうか、議題に対してメンバーが思いつきも含め意見を出します。このブレーンストーミングのもっとも大切な約束事が出てきた意見を否定しないということです。中には、重複した意見や見当違いな意見とわかるものもありますが、いちいちコメントせずスルーします。こう書くとなんだか収拾が付かなくなりそうですが、次のルールで、出てきた意見を整理して行きます。
ブレーンストーミング法ステップ②
出て来た意見は否定せずすべてホワイトボードなどに書き出します。そして、全く同じ意見、よく似た意見、異なる意見、といったようにグルーピングします。この時、メンバーの了解を得つつ、同じ意見を割愛したり的はずれの意見の真意を尋ねたりして整理していきます。意見を言った途端、同じ意見だから、的はずれだからと却下とか否定されると次第に口も重くなり、後の意見が出にくくなりますがこのステップを踏むと、まずは全員の意見が否定されずに一旦は取り上げられます。
全員参加の原則
手法とは関係なく、出された意見を否定しないやり方は、実は思いやりひとつで可能です。出された意見に対して、「そうですよね、今の意見は先ほどの意見と同じという事でよろしいですか？」とか、「貴重なご意見ありがとうございます。後ほどみんなで是非を検討しましょう。」というメンバーへの気配りがお互いに意見の出やすい雰囲気を作って行きます。
まとめ
会議では、声の大きい人、熟慮して発言するひと、発言の長い人などいろいろいますが、極端な場合は議長に一任するとして、全員がよく発言し活発な会議の基本は否定しないという手法が効果的です。会議予定時間をよく見計らい、議長が上手に仕切って行くと無理なく実現できます。そしてそのためには、議長だけでなくメンバーの協力ありきという姿勢が大切です。
