幹事の仕事の中でも、責任の一番大きいのが会計です。
幹事初心者の場合、この会計に頭を悩ませることも多いのではないでしょうか。
今回は、そんな会計をスムーズに行うためのコツをまとめました。
会費徴収は事前に
会費の徴収を当日、飲み会の前に行うことも多いですが、そうするとそれに時間を取られてしまい、飲み会の開始に支障が出ることもあります。
またその場で行うと、だれが支払ったのか分からなくなってしまうことも。
そういったトラブルを避けるために、飲み会の案内を出した時点で、「会費は事前に徴収する」ということを伝えておくようにしましょう。
その際、いつからキャンセル料が発生するのかを伝えておくことも、トラブルにならないために必要です。
お店への会計は、飲み会が終わる前にすませておこう
飲み会が終わりに近づいてきて、会計額が決定したころに、幹事は会計を済ませておかなくてはなりません。
タイミングを見誤り、締めの挨拶などの際、席をはずしている状態にならないよう気をつけましょう。
また、個人のクレジットカードでの支払いが可能であれば、カードで支払いをするようにすると時間の短縮につながります。
現金で支払う場合は、会費を集めたときの小銭や細かいお札が多い状態は避けて、一万円札などに両替しておくようにするとスマートです。
キャンセル料、残金の管理もぬかりなく
急な用事で、飲み会をキャンセルせざるを得ないことになってしまう人もいます。
そのとき、キャンセル料がかからなければ全額を、キャンセル料がかかってしまったときはその旨を説明し、キャンセル料を除いた金額を速やかに返金するようにしましょう。
もしもキャンセル料がその場でわからなければ、了承を得たうえで、飲み会の翌日に返金するようにします。
また、徴収した会費よりも支払金額が少なく、残金が発生した場合は、出席者に等分になるように返金をします。
しかし、あまりにも額が少ない場合は、参加者の同意を得たうえで次回の飲み会の費用に回してもかまいません。
そのときは必ず金額を明記したうえで、きちんと保管をするようにしましょう。
