仕事において、取引先とのメールのやり取りは必ず発生しますよね。
中には、メールでは表情や声がない分上手く伝わらなくて、誤解を招いて取引先を怒らせてしまったことがあるという人もいませんか。
そこで今回は、メールでスムーズに打ち合わせの日程を決める時の3つの注意点をまとめました。
①件名は簡潔に内容が分かるようにする
メールの件名で打ち合わせの日程についての内容と分かるようにしましょう。
例えば、「○○に関する打ち合わせの日程について」などです。
社内・社外を問わず多くのメールを受け取る人にとっては、件名が「ご提案」や「依頼」だけで何のことかわからないメールは確認が後回しの対象になってしまいます。
ぎりぎりになって「先日お送りした打ち合わせの日程メールなのですが・・・」と聞いたところ、「メールが見当たらないけど、いつごろの話？」とならないように、簡潔に内容が分かる件名にしてすぐ確認してもらえるようにしましょう。
②適切な言葉を使う
きちんと敬語が使えているか・分かりにくい文章になっていないか・誤字脱字はないかを確認してから送りましょう。
間違えた文章は誤解やトラブルを生む原因となります。
分かりやすく簡潔に要件を伝える事が大切です。
特に役職名は絶対に間違えないように注意しましょう。
役職名は敬称になるので、「部長様」のように役職名のあとに様を付ける必要はありません。
また、依頼するときは「恐れ入りますが、近日打ち合わせをさせていただきたく、お時間頂戴できますでしょうか。」と疑問形にしましょう。
「時間の調整をお願いいたします。」と言うよりも印象が良くなります。
③期限・日程を明確に書く
返事の期限と打ち合わせの日程は、明確に書きましょう。
期限を指定してもいいの？と思うかもしれませんが、失礼な事ではありません。
期限を設ける事で相手も予定を立てやすくなります。
例えば「ご調整の上、○日までにお返事を頂けると幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。」のように書きます。
また、打ち合わせの日程は候補を3つほど挙げるか、TimeRexなどの日程調整サービスを活用しましょう。
相手の都合が分からないのに、日程を限定して依頼するのは失礼にあたります。
TimeRexとは、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーと同期し、自分の空いているスケジュールを自動でピックアップすることができるサービスです。
相手は受け取ったURLから日程を選択するだけで、日程調整が完了します。
確定した日程は自動で自分のカレンダーに反映されるので、仮予定を入れる必要もなく、確定した日程を登録し忘れてダブルブッキングしてしまうという事態も避けられます。
打ち合わせの日程を決めるメールの書き方は分かりましたか？
誤解やトラブルを避け、自分も相手も気持ちよく仕事を進めましょう。
