はじめに
打ち合わせを行った後、必ずと言っていい程ビジネスの場に現れる文書と言えば議事録です。議事録はお客様との認識の違いをなくし、また、後で見直した時にもどういった経緯で決定をしたのか確認を行う事が出来る、つまり頻度が多いながらも重要な文書になります。今回は打ち合わせの議事録をメールで送る際、どういった点に注意を払えばよいのかについてご説明いたします。
目的を明確に、簡潔でわかりやすい文章を心がけよう！
初心にかえる、と言う言葉にもありますが、まずは「何故打ち合わせを行う事になったのか」当初の目的を記載する事が大事です。今回の会議の命題ですね。そして、実際は様々な意見交換がなされたとは思いますが、「最終的に何が決定したのか」を記載します。最後に、本会議で未決定となった事項があれば、「次回までの課題」を記載するのですが、これは誰が何を何時までに行うのかを明確にしておきましょう。
メールに添付オプションを加えてさり気ない心遣いを
会社によっては受信した議事録をキチンとファイル化して保存しておく規定になっている所も存在します。そういった他社の方向けに、送信する議事録を予めpdfにして添付をしてあげるとお客様にも喜ばれるでしょう。もちろん不要な方もいらっしゃいますから、初めに「ファイル化した議事録は必要ですか？」と確認を行うのが良いですね。
件名を再確認！「送信」ボタンまで気を抜かないで！
さて、先程議事録のファイル化について記載をしましたが、せっかくメールで議事録を送っているのですからメールのままディレクトリ分けをして保存をしておくと言う方もいらっしゃるでしょう。そういった方のために件名にも気を遣いたいところです。
「件名：（先方会社名/プロジェクト名等）2015/01/01 議事録」
等としてあげると、打ち合わせを何度も行った後でも日付を変えてあげれば良いので、お客様のメールボックス内も非常に見やすくなると思います。
まとめ
メールでの議事録はファイルと違い、より短い中で何を行ったのか要点をまとめて各必要があります。自分も、そして相手も見やすい議事録を心がけより良いビジネス環境を作っていきましょう！
