ビジネスにおいて、打ち合わせは必ずと言っていいほど行われます。
打ち合わせを依頼する時に、いきなり「今から打ち合わせお願いします！」とお願いするのはマナー違反です。
事前に相手と日程や場所を調整しましょう。
ここでは、打ち合わせ依頼のメールの書き方と例文をご紹介します。
打ち合わせ依頼メールの例文
【件名】
○○の打ち合わせについて
【本文】
○○会社
技術部 ○○様
いつもお世話になっております。〇〇商事の田中です。
先日はご多忙中にもかかわらず、お時間をとっていただきありがとうございました。
そこで、先日お話いただいた○○について、早速打ち合わせをお願いしたく存じます。
つきましては、下記よりご都合の良い日をお知らせ頂けないでしょうか。
１.○月○日（○）○時～
２.○月○日（○）○時～
３.○月○日（○）○時～
もしいずれの時間帯も、ご都合が悪い場合は遠慮なくお知らせ下さい。
以上、ご多忙中大変申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。
打ち合わせ依頼メールの書き方のポイント
お願いをする立場なので、相手が日程調整しやすいように3つほど候補日を提示します。
特に気を付けたいことは、文面が自分の都合を押し付けるような印象にならないことです。メールではこちらの表情や声は伝わらないので、柔らかい印象になる文面を心がけましょう。
当日の打ち合わせがスムーズに進むように、相手を立てる言葉選びも重要となります。
また、メールを出すタイミングは、相手が調整しやすいように1週間～10日ほど前には送りましょう。
スムーズな日程調整のためにサービスを活用する
決裁権を持つ役職者との打ち合わせなどでは、候補に挙げた日程では都合が付けられず再度調整を依頼されることもあります。
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