会議の司会役を任された場合、どの様な点に気をつけて行うべきでしょうか。
大切な会議の司会役を任された時、とにかく緊張してしまうものですよね。
あがりすぎて、何を話して良いか分からない。
そんな時のために役立つフレーズを覚えておきましょう。
会議スタートの定番フレーズ
「本日はお忙しいところお集まりいただき、ありがとうございます」
「定刻になりましたので、会議を始めさせて頂きます」
みんなの注目を集めてから、出来るだけ大きな声で、ゆっくりと話し始めましょう。
脱線した意見を正すフレーズ
「素晴らしいご意見ですが、お時間の都合もありますので、別の機会に話し合うとしまして」
議論をしていると、本題から脱線して別の議論 が始まってしまうことが度々あります。うまく本線に引き戻すために「別の機会に話し合いますよ」と言うことで場を収めます。
会議を次の議題へ進めるフレーズ
「ほぼ意見も出揃いましたので、次の議題に入りたいと思います」
意見が頭打ちになり、場がマンネリ化してきたら早めに議論に区切りをつけ、会議を前進させることが最善です。
判り難い意見を代表して述べるフレーズ
「意見をまとめさせて頂きますと、〜〜ということでよろしいでしょうか？」
会議で様々な意見が出ると、自分の意見をうまく要約できずに話す方も出てくるはずです。
みんなに判りやすくまとめてあげるのも司会者の大事な役目と言えます。
他の人の意見も引き出したいときに使うフレーズ
「他の方の意見も伺いたいと思うのですが」
一部の人しか発言していない場合、他の人が意見をしやすいようにする決まり文句です。場合によっては名指ししてあげたあり、多数決を取るなどみんなとの意思の疎通を計りましょう。
議題の終わり、会議の終わりなどで発言を促すフレーズ
「質問がある方は、いらっしゃいますか？」
疑問を抱えたまま先に進むと、参加者の意識はそこでストップし、その後の議題に集中できなくなります。切りの良いところで何度かこのフレーズを挟むことをお奨めします。
時間に余裕がないときに使うフレーズ
「恐縮ですが、手短にお願いします」
「恐縮ですが」と敬う言い回しにすることで、相手の面子もつぶれにくくなります。
意見が全くでない時に使うフレーズ
「ちょっと違うかなと思った意見でも良いので、なにかありませんか？」
突飛な意見でも批判しないような暖かい空気作りが大切です。
会議を終わらせたいときに使うフレーズ
「今日のところは一旦終了させて頂きます。」
時間が迫り、会議を終わらせなければいけない時に使います。
議事録を共有したいときに使うフレーズ
「後日議事録にてご確認下さいませ。」
会議終了後も問題を共有し、次の会議に活かせるようにしましょう。
結論が出ずに終わってしまう時に使うフレーズ
「本日はこれで終わりとなります、引き続き意見のある方は○○（私）までお願い致します」
会議では良い意見がでなくても、会議がきっかけで良いアイディアが生まれることもあります。
後日連絡が取れやすいように資料にメールアドレスなどの連絡先を記載しておいてもよいでしょう。
会議終了の定番フレーズ。
「今日は貴重な意見を聞くことができました」
「いろいろと素晴らしい意見をいただき、ありがとうございました」
出席者に対して感謝を示す言葉で締めます。
