社内で行われる懇親会の案内は、今ではメール送信が主流ですね。
しかし、社外の方を招いての懇親会の場合、メールで・・・とはいきません。
ビジネスマナーを守りつつ、案内状を作成しましょう。
しかし、参考にできるテンプレートがなくて困っている方もいると思います。
今回は、懇親会の案内状のテンプレートをご紹介します。
案内状の書き方
まずは、案内状の書き方から見ていきましょう。
明記しなければいけない項目も併せてチェックしていきます。
本文＜前文＞
案内文の最初には、頭語（拝啓など）を入れます。
続いて、時候の挨拶や日頃の感謝の挨拶などを述べます。
本文＜主文＞
『さて』や『ところで』などの言葉を使って、話題を転換します。
ここで初めて懇親会の開催について触れていきます。
懇親会の目的や内容、お誘いの言葉を入れましょう。
本文＜末文＞
『まずは』や『つきましては』などの結びの挨拶で本文を締めます。
末文の最後に結語（敬具など）を入れるのを忘れないようにしましょう。
記書き
本文中に『下記』という言葉を使っていることが前提です。
『記』で始まり、『以上』で結びます。
１番見て欲しい部分なので、わかりやすく簡潔に書きます。
日時や場所、問い合わせ先などを明記します。
案内状のテンプレート
拝啓
新秋の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のお引き立てを賜り、厚くお礼申し上げます。
さて、このたび当社では、日頃お世話になっている皆様をお招きして懇親会を開催する運びとなりました。
皆様のご尽力に対する感謝を伝え、相互の親睦を深めるとともに交流を図ることを目的としています。
当日は、ささやかながら宴席も用意して、にぎやかな会にする予定です。
つきましては、下記の通り懇親会を開催いたしたく、ご案内申し上げます。
ご多用のところ大変恐縮ではございますが、ぜひご出席下さいますようお願い申し上げます。
なお、ご不明な点などございましたら、下記問い合わせ先までご遠慮なくご連絡下さい。
敬具
－記－
日時 〇月〇日（〇） １８時～２０時
場所 〇〇〇〇ホテル３階 〇〇の間
住所 東京都〇〇区〇〇１－２－３ （〇〇駅南口から徒歩５分）
ＴＥＬ ００－００００－００００
会費 〇〇〇円 （当日会場にて承ります）
お問い合わせ先
株式会社 △△△△
総務部 □□□□、□□□□
ＴＥＬ ００－００００－００００
恐れ入りますが、〇月〇日までに同封の返信ハガキにて出欠をお知らせ下さい。
以上
まとめ
懇親会の案内状の書き方を見てきましたが、いかがでしたか。
本文は３つのパートから成り立っています。
前文、主文、末文にそれぞれ必要な内容を入れることで文章は完成します。
そして、記書き部分に１番伝えたいことを明記します。
たったこれだけのことなのですが、実際はとても難しいですね。
今回ご紹介したテンプレートが参考になりましたら幸いです。
