職場での会議というのはサラリーマンにはつきものかもしれませんね。正直面倒だったりしませんか？それは会議の進め方に問題があるのかもしれません。もし、あなたが議長だった場合、どのように会議を進めたら効率的なのか。ここでスムーズな会議の進め方について紹介していきます。
まずは目的を
会議の進め方として大事なのが、今日やる会議が何の目的があるのか明確にさせる事が大事です。新しい企画を提案するのか、問題になっている議題を解決するのか。ただ集まって名ばかりの会議をやっているのは非効率かつ非生産的な会議となってしまいます。
会議を始める前に前もって議題内容を決めておいたり、会議が始まって議長が「今日は○○について話し合います」と声を掛けるのがいいでしょう。
時間を決めておく
スムーズな会議の進め方として時間を決めておくのも大事ですね。ダラダラと話しをしていて大事な場面で時間がない！となるのは時間の無駄になってしまいます。予め１時間の会議と決めておく事でその時間内に会議を終わらせようとなるはずです。会議の時間は長くとも休憩を挟んだとしても２時間以内で終わらせるのがいいです。
何故なら人間の集中力というのは長くても９０分しか持ちません。長く会議をやればいいのではなく、集中出来る時間内に終わらせるのが効率的と言えます。その為に議長は時間の配分に気をつけなければなりません。
意思決定者を決めておく
会議の進め方で誰が中心に物事を進めていくのかも重要です。議長は会議の進行をスムーズに行う役割であって、その会議の役割の中心じゃなくてもいいです。その会議の議題で中心として活動出来る人物がいるのならその人に意思決定権を持たせるといいです。
会議では積極的な意見が出ない時もあります。会議内容が揉めて収拾がつかないなんて事も。そうなってしまうと会議がいつまでも終わりません。最終的に議長であったり、意思決定権を持つ人がその場で判断出来る様にするとスムーズに会議が進みます。
脱線する時
時にスムーズな会議の進め方として脱線しない事が重要なポイントになる。と言われていますが、必ずしもそうでない事も視野に入れておきましょう。話しが脱線し過ぎて収拾つかない場合は議長としてストップをかける事も大事ですが、脱線からヒントを得る場合もあります。
もちろん会議の内容にもよりますが、脱線したからダメだとは決め付けず、柔軟に対応するのがいいでしょう。
