モタモタした会議は、みんなのストレスの元。会議をスムーズに進める議長のちょっとしたコツを紹介しましょう。
あらかじめ会議の目的をしっかり決めておくこと。
一番重要なことは、今日の会議の目的がなんであるかしっかりと確認することです。「決める会議」なのか、「意見を収集する会議」なのか、「報告のみ」なのか、などミッションはいろいろあると思いますが、定例なら定例で議題をしっかりおさらいをしておくことが大切です。
タイムコントロールは議長の大事な役割。
会議を招集したときの時間を確認しておく。１時間？２時間？それに従って、大まかな時間割を決めておくことが大切です。
報告会なら、報告者の人数と持ち時間、質疑応答時間を配分、決める会議ならテーマの説明に要する時間、意見を聞く時間、その時指名制かアトランダムか、アトランダムの場合は議論時間をだいたい決めておき、議長の権限で長い意見にははっきりと釘を指すことが必要です。
脱線しないために議長権限を発揮
長引いたり、話が思わぬ報告に行ってしまうのが、ダラダラ会議の一番の原因です。
これをコントロールするのが議長のもっとも大切な役割です。発言時間が長くなりそうなときは、「ポイントのみお願いします！」と声高々に発言者を制すること。脱線が一番非効率な会議です。発言者の癖で、”余談です。”とか言いながら、すぐ脱線してしまう人には特に要注意。
白熱した議論には議長が手を上げてさばくこと。
議論が白熱してくると、現在の発言者が誰かわからなくなってしまいがち。
多少、大きめの声を出してもなかなか止まらない場合もあります。
その時は議長が、立ちあがりまた手を上げて動作をつけて制するようにしましょう。その場合、その会議の原点である「目的をしっかり確認する。」「時間内におさめる」に立ち返り、議長がしっかりと本筋に戻します。それは議長の仕事と言うより、議長に与えられている権限と理解しましょう。
