飲み会や何やらで幹事を任される場合があると思います。
いろいろある幹事の仕事の中で、大変なもののひとつが日程調整です。できればみんなに参加してもらいたいですから、いろいろな要望を取り入れたいです。しかし、あれこれ聞いているとなかなか日程が決まりません。
そこで今回は、幹事となったときの日程調整のコツについてご紹介します。
ある程度の候補日を決めてしまう
全員にスケジュールを聞くと、返事をもらうまでにかなり時間がかかってしまいます。
そのため、ある程度の候補日を幹事があらかじめ決めてしまった方がいいです。
候補日としてあげられるのは、自分が必ず参加できる日がいいでしょう。
また、誰かのバースデーパーティといったように必ず参加しなければならない人がいるならば、その人の予定も聞いておきます。
できるだけ早く返事をもらう
日程調整をしているときに困るのが「検討中」という答えです。
このままだとお店なども予約できないため、できるだけ早く確認をとる必要があります。
そのため、何日後までには必ず返事をもらえるように念を押しておきましょう。
何かしら返事ができない理由があるならば、それを聞いておきます。
日程調整ツールの活用
参加者が多いと、1人1人に連絡するのがなかなか手間になってきます。
そのため、一度で全員に伝えられるようなツールを使いましょう。
最近ならばLINEのグループを使うことで、全員同時に意思の疎通をとることができます。
個別に連絡すると、連絡漏れの恐れもあるので、このようなツールを使うことがおすすめです。
まとめ
ただ相手の返事を待っているだけだと、かなりの時間がかかります。
そのため幹事の方から積極的に働きかけていくことが大切です。
うまく働きかけて、しっかりと準備に取り組みましょう。
