社会人になると、会議・打ち合わせが毎日のように発生します。仕事をしていると、トラブルもありますし、急ぎの仕事が入ることもあります。お客様先に訪問する予定もあるでしょう。そういった忙しい毎日の中で打ち合わせの資料は作っていかなければなりません。効率的に打ち合わせ資料を作成するコツをお伝えします。
資料枚数はＡ４で１枚に
そんなにうまくいかないのは分かります。それでも、打ち合わせに必要な資料はＡ４用紙１枚に収めることを目標にしましょう。少なくまとめることを意識しておけば、１枚に収まらなくても少ない枚数で終わらせることができます。打ち合わせでは、何を決めなければいけないのかを明確にしておけば、資料もまとまったものになるのです。
過去のものを引用する
打ち合わせで決めなければいけないことは、大抵、過去に出ている議題が多いのです。過去の資料を探してみると、近い資料がたくさんあります。また、インターネット上にはたくさんの情報が溢れています。引用元は明確にした上で、利用できるものはとことん利用していきましょう。
メモをまとめておく
大体は、打ち合わせをする＝決めなければいけないことが発生する、となりますね。仕事の流れでポイントとなることは全てメモをしておきましょう。自分のノートを振り返ってみると、打ち合わせに必要な情報の宝庫となっています。資料を効率的に作成するためには、経験した情報を事前にまとめておけば良いのです。
いかがでしたか？できそうでできていない事ばかりだったのではないでしょうか。難しく考えるのではなく、打ち合わせの本来の目的をしっかりと見据えておくことが大切なのです。
