ビジネスにおいて、打ち合わせは必要不可欠です。
中には似たようなメンバー・似たような時期に開催される打ち合わせを複数抱える人もいるでしょう。
そんな時、別の打ち合わせと勘違いして事前の日程調整や準備を進めてしまい、後で気づいて困ったことはありませんか？
また、新卒の方はそもそもメールを送ることに慣れておらず、どう件名を付けていいかわからないこともあるのではないでしょうか。
打ち合わせの依頼メールは端的に書くことが大切です。
特に件名は、それを見ただけで用件がわかるように工夫すると効果的です。
今回は誰でも簡単に打ち合わせの依頼メールの件名を端的に表現できる、3つの方法をご紹介します。
①統一した「打ち合わせ名称」を使って件名にする方法
打ち合わせの名称はあらかじめ決めておきます。
スケジュールに登録する名称と打ち合わせ依頼メールの件名を統一しておくといいでしょう。
例えば「部内ミーティング開催の件」や「○○プロジェクト招集の件」と端的に書けば、対象メンバーには伝わりやすくなります。
打ち合わせレベルだからと言って名称をあやふやにしておくと、結局、件名の書き方に迷い「共有」や「相談」のようなあいまいな件名になってしまいます。
月一回の打ち合わせの場合は、「○月度部内ミーティング開催の件」とすると、いつもの打ち合わせである事も理解してもらえてよりいいでしょう。
②「打ち合わせ要旨」を件名に入れる方法
1日に何通ものメールをもらう人は、メールを素早く処理したいので件名だけで内容を把握しようとします。
そのため、「打ち合わせのお知らせ」程度では確認を後回しにされる可能性があります。
目に止まらせ、迅速に内容を読んでもらうには打ち合わせ要旨を件名に入れてしまうのも効果的です。
例えば件名を「○月度業績見込みの件」や「○○（イベント名）出展費用の件」としておけば、打ち合わせであることは一目でわかるので、あとは本文で日時と場所の確認するだけで済みます。
③「定例」と「臨時」などを使い分ける方法
打ち合わせが定例の場合は、頭に「○月度定例打ち合わせの件」と入れてあげると見た人は、月例の打ち合わせとすぐ理解します。
逆に特別な課題が出て、すぐに打ち合わせをしたい時の依頼メールの件名は、頭に「臨時」や「緊急」とかを付けると危機感を共有することができます。
メールソフトにはこういった特別なメールを示すマークなどが設定されていて利用するのもひとつですが、「緊急」をあまり多用すると受け取る側も感覚が麻痺して効果は薄れます。
自分で対処しきれない重大な問題がある場合などを覗き、「緊急」は滅多に使わない方がいいでしょう。
まとめ
依頼メールの件名は、メールを受け取った時に最初に気付く大切なメッセージです。
打ち合わせを依頼する相手の注意を引き、また、要領よく簡潔な表現を心掛けれは自ずと参加率は上がるはず。
少なくとも、欠席の言い訳に使われないように上手に書きましょう。
また、「毎週月曜日」や「毎月月末」など決まった日に行われる定例の打ち合わせ以外は、打ち合わせの依頼に承諾がもらえたら、日程調整を行いましょう。
参加者が複数名いて、全員の都合がつく日程が限定される場合は必然的にその日の開催となりますが、そうでない場合は候補日を3つほど挙げて相手の都合を伺います。
日程調整にはTimeRexなどの日程調整サービスを活用すると、より効率よく進めることができます。
TimeRexとは、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーと同期し、自分の空いているスケジュールをピックアップすることができる日程調整自動化サービスです。
自分の手間が減るだけでなく、相手も受け取ったURLから日程を選択するだけで日程調整が完了するため、双方にメリットがあります。
