ビジネスにおいて、打ち合わせのために相手の都合の良い時間のアポをメールで取ることはよくあります。
これを依頼状という言い方もします。
メールでアポを取るときに大切な事、注意しなければいけないこと、効率的な方法を挙げてみましたので参考にしてください。
言葉使いに注意する
相手はお客様ですから、当然敬語を使います。
普段、会社で上司に使う敬語よりも丁寧な表現が良いです。
いくら親しくしている相手でも、メールは電話と違って記録が残る連絡手段で、第三者が確認できることを忘れないでください。
特に敬語の正しい使い方ができているか、おかしな言い方になっていないかチェックしましょう。
アポを取るメールの例文と書き方
【件名】
○○の打ち合わせについて
【本文】
株式会社○○
○○部 ○○様
いつもお世話になっております。株式会社○○の田中です。
先日はご多忙中にもかかわらず、お時間をとっていただきありがとうございました。
そこで、先日お話いただいた○○について、早速打ち合わせをお願いしたく存じます。
つきましては、下記よりご都合の良い日をお知らせ頂けないでしょうか。
１.○月○日（○）○時～
２.○月○日（○）○時～
３.○月○日（○）○時～
お打ち合わせは1時間を予定しております。
いずれの時間帯もご都合が悪い場合やご不明点がありましたら、遠慮なくお知らせ下さい。
以上、ご多忙中大変申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。
書き方としては、最初に相手の会社名と担当者名が入ります。
その次に軽い挨拶と自分の会社名と氏名を入れます。
次に依頼内容について伝え、日程の候補をいくつか示しておきます。
相手の都合がどれも悪い場合は遠慮なく知らせるように言い、打ち合わせによるおおまかな時間も伝えましょう。
その際、不明点については問い合わせるように添え、最後は礼を述べて終わらせます。
相手を立てる気持ちを持ちつつ効率化もはかる
自分から依頼していることなので、あくまで相手の都合を確かめ、お願いするという姿勢を崩さないようにします。
「お忙しいところ誠に恐れ入りますが、打ち合わせをお願いしたいと存じます。ご都合の方はいかがでしょうか。」または「近いうちにお時間の頂戴できる日はございますでしょうか。」のように伝えるのが無難でしょう。
また、日程が明確な方が相手も返事がしやすいです。
候補日程はひとつに限定せず、2週間以内でいくつか候補を挙げて提案するのが良いでしょう。
自分のスケジュールが調整しやすい人は「打ち合わせのチャンスを逃さないためにもなるべく相手の都合に合わせて日程を調整したい。なるべく多くの候補日を提示したい。」と考えるかもしれません。
しかしすべての空いているスケジュールを提示するとメールが長くなり、相手も困ってしまいます。
そういう場合はTimeRexなどの日程調整サービスを活用しましょう。
日程調整サービスを使えば、GoogleやOutlookのカレンダーと同期し、自分の空いているスケジュールを自動でピックアップした予定表を作成することができます。
相手は送られてきた予定表URLから希望の日程を選択するだけです。
TimeRexなどの日程調整サービスを活用することで、日程調整が進まず打ち合わせのチャンスを逃してしまう・・・という事態を避けることができます。
まとめ
メールでのアポは直接出向いたり電話によるアポと違い、相手は自分の都合と重要度・急用性に合わせて返信をします。
そのため相手の対応スピードと内容から、自分の仕事への優先順位を知るものさしの一つにすることが可能です。
たかがメールと軽視せず、それに応じた丁寧かつ効率的な対応を心がけましょう。
