会議での報告は、趣旨がずれていないか判断をする能力が求められます。
報告相手が欲しい情報は、会議の趣旨と結果ですよね。
趣旨に沿った結果を分かりやすく伝えるためのコツを紹介します。
ただ伝えるだけではなく、会議の中身を掴む力、
コントロールする力がつくようになりますのでメリットが大きいといえるでしょう。
メモを必ず取る
会議は復数の人間が発言をする場です。
１つのテーマについて話し合いをしても、趣旨からずれてくるような内容になることがあります。
そんな時に良いのがメモを取ること。
最初は、「ここが大事なポイント」と思う事からメモをしていくといいでしょう。
頭の良い人でも、会議が長引くと自分の発言だったり、人物の発言、日時の詳細などは忘れてしまうもの。
メモをとっていると、会議に参加している人に信用できる情報を提供することが出来ますので
報告をする際に、要点を掴んだ内容を自然とつかみやすいでしょう。
結論から伝えること
ここまでメモをとったあなたは、結論から理由まで把握出来ていると思います。
結論から伝え、その理由や原因を伝えるだけで充分。
自分はこう思ったなどは、聞かれたら答える程度で抑えておきましょう。
そして長い説明をなるべくしないように、メモを取った内容の要約を伝えるとよりいいですね。
要点に関係の発言や意見は避ける
これはメモを取る時もそうなのですが、会議をする時は理由と目的があります。
会議のテーマと関係のない話はシャットアウトするようにしましょう。
もしアナタが進行役であればコントロールしやすいですね。
全員が論理的に発言や意見をするわけではありませんので
会議をする上で、意識を変える事は内容と要点をつかみやすくなります。
まとめ
要点をおさえた報告をするということは、あなた自身が会議の大切な部分を
つかんでいないといけません。
報告の仕方よりも、会議の趣旨、理由、目的を把握して
まとめることが報告相手が求めることではないでしょうか。
